Viele müssen aufgrund des COVID-19 Virus aktuell ihre Arbeit zu Hause, im Homeoffice erledigen, sofern dies möglich ist in ihrem beruflichen Feld. Ich möchte dir meine verwendeten Homeofficeanwendungen vorstellen und erklären, warum ich diese verwende und welche ich sonst noch empfehlen kann. Das alles in dieser neuen Folge des UpToDate-Podcasts, dein Podcast für aktuelle News und Updates aus unserer Technikwelt.
Vorab ist es immer sinnvoll, die Anwendungen zu verwenden, welche dein Arbeitgeber empfiehlt, da diese dann vermutlich am besten zu deinem Arbeitsbereich passen und meistens hat man auch keine Wahl, da die Firma einem die Tools vorgibt.
Ich persönlich bin selbständig und arbeite komplett von zu Hause, womit ich mir mit der Zeit einiges an Tools zugelegt habt, mit welchen ich meine Sachen bestmöglich umsetzen kann. Aufgeteilt in die drei wichtigen Säulen. Einmal das Aufgaben- und Zeitmanagement, dann das Teilen von Dateien und abschließend die Kommunikation.
Software für Aufgaben & Zeitmanagement
Mein aller meistens Must-have ist ein Tool, mit welchen ich meine Aufgaben managen kann, mit meiner Arbeitszeit und Co. Dies ist einfach wichtig um den Überblick nicht zu verlieren und schließlich auch um anschließend zu sehen, wie viel man eigentlich arbeitet. Hier habe ich früher Asana verwendet, welches ich klasse fand, aber für mich als Einzelperson zu komplex ausgelegt war. Deswegen bin ich vor knapp einem Jahr auf awork umgestiegen, da diese für noch übersichtlicher und Einzelpersonen orientierter waren. Hier kann man einfach Projekte erstellen, in welchen man Aufgaben sortieren kann, wo man auch viele Details hinzufügen kann, sowie Unteraufgaben oder auch einfach Anmerkungen zu der Aufgabe, was praktisch ist um alle wichtigen Informationen beisammen zu halten. Zudem gibt es auch eine direkte Zeiterfassung mit drinnen, womit man einfach über eine Stoppuhr die Zeit erfassen kann und sich dann auch eine tägliche, wöchentliche oder Projekt spezifische Zeiterfassung anzeigen lassen kann. Außerdem ist es ein Hamburger Unternehmen, was ich einfach super finde, damit auch ein deutsches Unternehmen unterstützten zu können. Im Zusammenhang mit einem speziellen Kunden verwende ich auch Monday, wo ich leider sagen muss, dass ich dies vom Ansatz gut finde und es glaub ich eine gute Schnittstelle für Unternehmen und ihre eigene Software hat, aber für mich als Einzelanwender wirkte es sehr unattraktiv. Wer das Beste für kostenfrei erhalten will, sollte sich vielleicht Trello anschauen. Dort kann man sich Aufgaben in Form von Karten erstellen und diese dann durch seinen Entwicklungsprozess jagen. Hier hat man viel Spielraum was die kostenlose Version angeht, aber man braucht auch eine Eingewöhnungszeit alles zu verstehen, wie es genau funktioniert und wie man es für sich selbst am besten verwenden kann.
Software für das Versenden & Teilen von Dateien
Aufgaben und Zeiterfassung ist aber nur der Anfang. Wer Homeoffice macht, kommt meistens nicht drum Rum, Dateien mit seinen Kunden oder Arbeitgeber zu teilen. Wer schnell einfach und kostenlos Dateien versenden will, dem kann ich nur WeTransfer empfehlen. Hier kann man über die Webseite einfach kostenlos bis zu 2 GB große Dateien versenden, wo man dann einen Link erhält, welchen man dann teilen kann und worüber die Datei dann vom anderen heruntergeladen werden können. Mit einer Premium Version kann man auch Dateien bis zu 20 GB versenden und hat noch paar Komfortfunktionen. Mir hat da aber bisher die kostenlose Version komplett ausgereicht. Natürlich kann man auch Dateien über Cloud-Dienste wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive versenden, aber hier hat man schnell, dass Dateien-Limit erreicht. Was ich persönlich noch verwenden, für das Teilen und Organisieren von Dateien ist die Google G Suite. Das ist quasi wie eine Google Drive nur für Unternehmen ausgerichtet. Hier kann man für einen monatlichen Preis, u.a. eine unlimitierte Google Drive erhalten, worüber man dann verschiedene sogenannte geteilte Ablagen erstellen kann, wo man dann andere Personen dazu einladen kann und so einfach Dateien langfristig teilen und organisieren kann. Hier sind die Funktionen von Google Docs auch dabei, was einfach super praktisch ist. Außerdem kann man eine Schnittstelle zum Computer erstellen, womit man dann direkt mit den Dateien am Computer arbeiten kann und diese so einfach wie nur möglich offline oder nur online verwenden kann.
Kommunikationssoftware
Als dritter wichtiger Pfeiler ist die Kommunikation mit seinen Kunden, Arbeitgeber oder Arbeitskollegen. Hier ist der wohl ausschlaggebende Punkt, wie Groß das Unternehmen ist bzw. der Personenkreis mit welchem man Kontakt pflegt. Wenn ich mit einzelnen Kunden also einzelnen Personen kommuniziere, mach ich das sogar gerne über Whatsapp und Whatsapp Web am Computer. Natürlich ist das äquivalent, wenn man dies mit Telegram macht. Darüber ist die Kommunikation einfach am einfachsten, da man mit dem Messenger ja privat schon gut vertraut ist. Hier ist halt die Frage, ob man persönliche und berufliche Kontakte vermischen möchte, außer man hat ein zweites Handy mit einem beruflichen Whatsapp. Der Kontakt per E-Mail funktioniert natürlich auch noch, aber ist für eine schnelle oder lange Konversation sehr mühselig. Wer in größeren Teams arbeitet, für den bietet sich bspw. Slack an. Hier kann man sogenannte Workspaces einrichten, wo dann alle Leute aus dem Team sich einloggen können und dann in Gruppen oder einzelnen Chats miteinander kommunizieren können. Da diese Software direkt für den beruflichen Alltag ausgelegt ist, hat man hier noch einige weitere Funktionen, die man bei Whatsapp bspw. nicht hat. Wie Unterkonversationen innerhalb einer Konversation, was einem den Überblick nicht so einfach verlieren lässt und man kann bspw. festlegen, ob man gerade verfügbar ist oder nicht. Hier zu muss man aber sagen, dass es keine Telefonie Optionen gibt. Wer mit seinen Kollegen telefonieren will und dafür nicht das normale Telefon verwenden will, für den bietet sich bspw. Google Hangouts, Skype oder Discord an. Letztes funktioniert ähnlich wie Slack. Hier kann man einen Server einfach erstellen, wo man dann seine Kollegen einladen kann und neben Gruppenchats auch Sprachräume erstellen kann, wo man zu zweit oder zu mehreren telefonieren kann. Bei Google Hangouts oder Skype kann man auch Videotelefonieren, falls dies für dich relevant ist. Hier gibt es auch in der Google G Suite Google Meets als Pendant zu Google Hangouts, wo man auch Videotelefonie-Meetings planen kann und dann Einladungen dazu verschicken kann.
BONUS: Software für Rechnungen & Steuer
Wer selbständig, freiberuflich oder als eigenständiger Unternehmer arbeitet, muss sich natürlich auch mit dem Thema Rechnungen schreiben, Steuern und Co. beschäftigen, was sehr schnell sehr komplex werden kann. Aber auch dafür gibt es die passende Software auf dem Markt. Ich verwende hier ausschließlich sevdesk, was einem ermöglicht einfach seine Kunden zu managen und seine Rechnungen darüber direkt erstellen und versenden zu können. Der Vorteile hierbei ist, dass man den Überblick für ausstehende Zahlungen nicht verliert und man auch seinem Steuerberater einen direkten Zugang zu SevDesk geben kann, um bspw. einfach die jährliche Steuererklärung erstellen zu können. Auch das scanen von Belegen kann man damit perfekt mit der Smartphone-App machen und hat so wirklich alles, was das Thema Geld und Steuern durch den Beruf angeht, an einem Ort.
Das war nur ein Bruchteil der Software, welche es für den beruflichen Alltag von Zuhause gibt. Du merkst, je nachdem was man genau sucht, sollte man seine Produkte auswählen.
Ich hoffe, du konntest einen kleinen Eindruck bekommen was man für was verwenden kannst und wenn du dich für nähere Details zu einer Software interessierst, klick doch auf den jeweiligen Namen in diesem Artikel.
Was sind deine Erfahrungen mit Homeoffice-Software und musstest du kurzfristig zum Homeoffice wechseln? Schreib uns das doch als Kommentar oder als Mail an media@simontutorial.de oder als Sprachnachricht an unseren Podcast über anchor.fm/uptodate und abonniere und Teilen den Podcast, wenn er dir gefällt.
Danke fürs einschalten des Podcast, bis zum nächsten Mal.
