Organisiere Projekte, Aufgaben und Teammitglieder an einem Ort und verliere nie wieder den Überblick mit Asana. Was mit dem Projektmanagement-Tool alles möglich ist und wie du ohne Vorkenntnisse damit einsteigen kannst, erkläre ich dir Schritt für Schritt in diesem Tutorial.
Abos & Preise
Asana ist eine Projektmanagement-Software, welche du über die Webseite, App oder Desktop-Anwendung nutzen kannst. Damit kannst du im Team oder alleine Projekte und Aufgaben verwalten. Ressourcenplanung und Auswertungen sind u.a. auch möglich. Es gibt keine selbst gehostete lokale Version und eine aktive Internetverbindung ist notwendig.
Möchtest du Asana alleine nutzen, gibt es das kostenlose Personal-Abo. Damit erhältst du Zugriff auf die Grundfunktionen und kannst unbegrenzt Aufgaben und Projekte erstellen, sowie Nachrichten versenden. Innerhalb deiner Projekte hast du Zugriff auf die Listen-, Board- und Kalenderansicht. Dateien bis zu einer Größe von 100 MB kannst du unlimitiert hochladen. Das kostenlose Abo kann mit bis zu zwei Personen genutzt werden.
Benötigst du mehr Funktionen oder hast du mehr als zwei Personen im Team, gibt es verschiedene kostenpflichtige Abos. Mit dem Starter-Abo für 13,49 € pro Monat und Nutzer, erhältst du Zugriff auf die Asana-KI, welche dir smarte Filter, smarte Projekte oder auch Risikoberichte erstellen kann. In Projekten sind zusätzlich Zeitleisten- und Gantt-Ansichten verfügbar. Formulare und benutzerdefinierte Felder können verwendet werden, sowie benutzerdefinierte Vorlagen und Regeln. Berichte sind mit diesem Abo ebenfalls verfügbar, was für die Auswertung deiner Projekte relevant ist. Zudem können unbegrenzt viele Gäste hinzugefügt werden, sowie private Teams und Projekte.
Für noch mehr Funktionen gibt es das Asana-Advanced-Abo für 30,49€ pro Monat und Nutzer. Für Projekte erhältst du zusätzlich eine Ziele- und Portfolio-Ansicht, womit du Fortschritte besser im Blick behalten kannst. Generell wird die Zielfunktion freigeschaltet und bei benutzerdefinierten Feldern kannst du Formeln erstellen. Eine Integration mit Microsofts Power BI, Tableau und Salesforce ist ebenfalls möglich. Es gibt auch eine native Zeiterfassung von Aufgaben und Workloads in Portfolios. Add-ons für Projektbudgets, Nutzer-Stundensätze können zusätzlich erworben werden.
Für große Unternehmen gibt es noch ein Enterprise- und ein Enterprise+-Abo mit Preis auf Anfrage. Damit erhält man besseren Support, mehr Datenschutz und Sicherheit, sowie erweiterte Export-Optionen für Berichte.
Das waren die wesentlichen Unterschiede, grob zusammengefasst. Über den ersten Link in der Beschreibung kannst du dir ausführlich alle aktuellen Abos und Konditionen im Detail anschauen.
Die kostenpflichtigen Abos sind ab zwei Personen buchbar und diese gibt es im unverbindlichen Monatsabo oder als Jahresabo. Im Jahresabo sparst du etwas Geld. Die Abos können per Kredit- oder Debitkarte, per PayPal bezahlt werden.
Wenn du dir nicht sicher bist, ob Asana das richtige Projektmanagement-Tool für dich ist, habe ich dir hier einen ausführlichen Vergleich zwischen den Top-5-Tools erstellt:
Account erstellen
Um Asana überhaupt nutzen zu können, musst du einen kostenlosen Account erstellen. Das geht direkt über diesen Link*. Du gibst dort deine E-Mail-Adresse ein. Am besten nutzt du deine geschäftliche Adresse, damit du später direkt mit deinen Kollegen verbunden wirst. Kurz darauf erhältst du eine Bestätigungsmail von Asana. Öffne dein Postfach, klicke auf den Link in der Mail und verifiziere damit dein Konto. Jetzt möchte Asana ein paar Dinge über dich wissen, um die Oberfläche anzupassen. Du gibst deinen vollen Namen an und legst ein sicheres Passwort fest. Danach fragt dich das System, was dein Hauptziel ist – zum Beispiel Projektmanagement oder Marketing. Wähle einfach das aus, was am besten passt. Im nächsten Schritt kannst du bereits die Namen deiner ersten Teammitglieder eingeben, um sie einzuladen, oder diesen Punkt für später überspringen. Zum Schluss landest du direkt in deinem neuen Dashboard und kannst sofort mit der Arbeit loslegen.
Oberfläche & Navigation (Aufbau von Asana)
Ist dein Asana-Account erstellt, kannst du dich über die Webseite, das Desktop-Programm oder die App anmelden. Standardmäßig befindest du dich auf deiner persönlichen Startseite. Dort siehst du deine aktuellen und zugewiesenen Aufgaben, sowie Projekte, persönliche Notizen, Kommentare und vieles mehr. Welche Elemente du hier siehst, kannst du am oberen rechten Rand anpassen. Die Anordnung kann per Drag-and-drop verändert werden, sowie die Größe der Elemente über die drei Punkte. Alle Bereiche von Asana finden wir immer im linken Menü. Das kannst du am oberen linken Rand ein- und ausblenden.
Damit du dich in Asana besser zurechtfindest, ist es gut, zu verstehen, wie die Hierarchien aufgebaut sind. Du kannst dir das Ganze wie ein Haus vorstellen. Ganz oben steht deine Organisation, genauer gesagt deine Firma. Das ist das große Dach, unter dem alles stattfindet. Eine Ebene darunter findest du die Teams. Das sind Gruppen von Menschen, die zusammenarbeiten, wie „Marketing“, „IT“ oder „Haushalt“. Innerhalb dieser Teams erstellst du die Projekte. Ein Projekt ist ein konkretes Ziel, das du verfolgst, wie bspw. „Launch der neuen Website“.
Gehst du noch eine Stufe tiefer, landest du bei den Abschnitten. Diese dienen innerhalb eines Projekts als Sortierfächer, damit deine Aufgabenliste nicht endlos lang und unübersichtlich wird. In diesen Abschnitten liegen schließlich die Aufgaben. Das sind die eigentlichen To-dos, die erledigt werden müssen. Wenn eine Aufgabe aber zu groß ist, kannst du sie in der letzten Ebene noch in Unteraufgaben zerlegen. So arbeitest du dich von der großen Vision oben bis zum kleinsten Handgriff ganz unten durch.
Im linken Menü siehst du alle deine Projekte und Teams. Hier werden dir nur die Inhalte angezeigt, auf welche dein persönlicher Account in der Organisation zugreifen kann. Einzelne Teams und Projekte kannst du als Favorit speichern, damit du sie direkt oben auf einen Blick siehst. Dort speichere ich immer meine aktuell meistverwendeten Projekte. Zudem findest du im Menü den Analytik-Bereich, wo du alle Berichte und Auswertungen von deinen Projekten, Aufgaben & Co. findest. Später in einem eigenen Kapitel noch mehr dazu. Ganz oben im Menü gibt es eine Übersicht von allen Aufgaben projektübergreifend, die dir zugeordnet sind. So verlierst du nicht den Überblick über all deine aktuellen To-Dos. In der Inbox findest du alle dich betreffenden Aktivitäten, welche du dir mit einem Lesezeichen separat speichern kannst. Worüber du benachrichtigt werden willst und ob dies per E-Mail, Browser oder App passieren soll, kannst du hier auch einstellen.
Jetzt gibt es noch ein Menü am oberen Rand, wo du in der Mitte über die Suche alles in deinem Asana-Account finden kannst. Sei es Aufgaben, Kommentare, andere Personen oder Projekte. Über die „Erstellen“-Schaltfläche am linken Rand, kannst du neue Elemente wie Aufgaben, Projekte oder Nachrichten erstellen. Am oberen rechten Rand findest du den Hilfebereich von Asana und die Asana AI, wo du individuelle Fragen basierend auf deiner Organisation stellen kannst. Ganz rechts im Menü findest du dein Profil. Dort kannst du zwischen mehreren Asana-Accounts wechseln, falls du Asana bspw. bei unterschiedlichen Unternehmen verwendest. Bist du der Inhaber deiner Asana-Organisation, kannst du hier auf die Admin-Konsole zugreifen, wo alle Organisationseinstellungen eingestellt werden können. Im Menü findest du immer deine persönlichen Profileinstellungen, am Ende des Tutorials noch mehr dazu.
Projekte erstellen & verwalten
Um ein Projekt zu erstellen, klickst du oben links auf das große Plus-Symbol oder auf das Plus neben „Projekte“ in der Seitenleiste. Du hast jetzt die Wahl zwischen einer leeren Liste, einer der vielen praktischen Vorlagen oder dem Import einer bestehenden Tabelle. Wenn du dich für ein leeres Projekt entscheidest, gibst du ihm zuerst einen aussagekräftigen Namen und legst die Privatsphäre fest: Soll jeder in deinem Team das Projekt sehen können oder bleibt es privat nur für dich? Sobald das Grundgerüst steht, wählst du deine Standardansichten aus. Mehr Ansichten können wir später nach Belieben hinzufügen oder entfernen.
Jetzt ist das Projekt erstellt und du siehst es in der Seitenleiste oder kannst es über die Suche finden. Durch Klicken auf den Namen, kannst du es umbenennen oder über den Stern zu deinen Favoriten hinzufügen. Am oberen rechten Rand kann das Projekt für weitere Personen freigegeben und weitere Funktionen hinzugefügt werden. Falls du bspw. Formulare, Drittanbieter-Apps oder benutzerdefinierte Felder nutzt.
Jedem Projekt kannst du eine Farbe und ein Symbol geben, wo du auch dein eigenes hochladen kannst. Über den Pfeil neben dem Projektnamen, kann das Projekt gelöscht oder archiviert werden, falls es beendet wurde. Du kannst das Projekt duplizieren oder als Vorlage speichern, falls du es für ein anderes Projekt wiederverwenden willst. Alle Daten aus dem Projekt können exportiert oder mit einem anderen Tool synchronisiert werden. Du kannst Daten aus anderen Programmen ins Projekt importieren.
Der Hauptbereich des Projektes ist in Ansichten unterteilt. Hier gibt es immer eine Übersicht, wo du eine Projektbeschreibung, Rollen von Personen in dem Projekt und wichtige Ressourcen hinzufügen kannst. Jede Ansicht im Projekt kannst du mit einem Rechtsklick löschen, umbenennen oder kopieren. Eine Ansicht kannst du als Standardansicht festlegen, die immer beim Öffnen des Projektes als Erstes angezeigt wird. Über das Plus kannst du weitere Ansichten hinzufügen. Aber was für Ansichten gibt es alles?
Die meistgenutzte Ansicht ist die Liste, wo du alle Aufgaben in einer Liste wie in einer Tabelle siehst. Innerhalb der Liste kannst du Abschnitte erstellen, womit die Aufgaben noch besser organisiert werden können. In der Board-Ansicht siehst du jede Aufgabe als Kachel, welche horizontal in den Abschnitten sortiert sind. Das ist für eine visuelle Übersicht sehr praktisch. Über die Einstellungen kannst du die Aufgaben auch nach bspw., Datum oder Person im Board gruppieren. Für die zeitliche Planung von Aufgaben ist die Kalenderansicht sehr praktisch. Dort werden die Aufgaben anhand ihres Start- und Enddatums angezeigt. Hier kann zwischen einer Wochen- und Monatsansicht gewechselt werden. Ebenfalls für eine zeitliche Planung ist die Zeitleisten-Ansicht praktisch. Dort siehst du alle Aufgaben anhand ihres Zeitraums untereinander und du kannst sie per Drag-and-drop verschieben. Mit der Gantt-Ansicht erhältst du eine Kombination von der Zeitleisten-Ansicht und der Listenansicht, wo du mehr Felder von den Aufgaben auf der linken Seite siehst und daneben die zeitliche Einordnung. Hier können die Aufgaben ebenfalls in Abschnitten gruppiert werden. Das waren die Standardansichten, mit denen du am besten die Aufgaben aus dem Projekt darstellen kannst. Bei all diesen Ansichten kannst du am oberen Rand nach verschiedenen Kriterien filtern, sortieren oder durchsuchen. Diese können für eine Ansicht gespeichert werden und du kannst jede Ansicht mehrfach im Projekt erstellen. Das ist praktisch, wenn du bspw. verschiedene Filterungen anwenden möchtest.
Jetzt gibt es noch die Notizen-Ansicht, welche wie ein Text-Dokument funktioniert. Dort kannst du wichtige projektrelevante Informationen an einem Ort speichern. Mit der Dashboard-Ansicht kannst du Diagramme basierend auf den Daten von den Aufgaben aus dem Projekt darstellen. Das ist praktisch für die Analyse des Projektes. In der Dateien-Ansicht, werden dir alle angehängten Dateien von Aufgaben aus diesem Projekt angezeigt. Auf Projektebene können auch Nachrichten ausgetauscht werden, was in einer eigenen Ansicht möglich ist. Das ist praktisch, wenn du dich allgemein über das Projekt unterhalten möchtest. In der Workload-Ansicht können die Zeiten und Kapazitäten von deinem Team verwaltet werden. Möchtest du Automatisierungen zu deinem Projekt hinzufügen, geht das in der Workflow-Ansicht.
Aufgaben erstellen und verwalten
Innerhalb der Ansichten eines Projektes, kannst du Aufgaben erstellen. Das geht direkt in einer Ansicht oder am oberen linken Rand. Durch das Eingeben und Bestätigen eines Aufgabennamens ist die Aufgabe erstellt. Je nach Ansicht, kannst du direkt weitere Informationen innerhalb der angezeigten Felder hinzufügen. Weitere individuelle Felder kannst du über das Plus hinzufügen. Dort gibt es unterschiedliche Feldtypen.
Die Einzel- und Mehrfachauswahl ist praktisch, wenn du Tags, Kategorien oder Labels zu deinen Aufgaben hinzufügen möchtest. Dort kannst du Optionen für das Feld erstellen, welche dann für jede Aufgabe ausgewählt werden können. Bei der Einzelauswahl kann nur eine der Optionen für die Aufgabe ausgewählt werden, bei der Mehrfachauswahl mehrere. Es gibt einen Personen-Feldtyp, wo du eine bestimmte Person aus deinem Asana-Team zuordnen kannst. Es gibt weitere Felder für Texte oder nur Zahlen. Zahlen sollten im besten Fall immer nur in Zahlenfelder eingetragen werden, da man damit dann mathematische Rechnungen erstellen kann, bspw. in Kombination mit einem Formelfeld. Ein Referenzfeld ist praktisch, wenn du Aufgaben untereinander verknüpfen willst oder mit einem anderen Projekt, Portfolio oder Ziel. Ein ID-Feld gibt jeder Aufgabe eine einzigartige Kennung und mit dem Datumsfeld kann ein Tag mit Uhrzeit angegeben werden. Zeiten können mit einem Timer-Feld angegeben werden, und falls du ein Advanced-Abo hast, kannst du eine interne Zeiterfassung für die Aufgaben hinzufügen.
Hast du individuelle Felder erstellt, kannst du diese individuell benennen, sowie über die drei Punkte bearbeiten. Die Anordnung der Felder kann per Drag-and-Drop verschoben werden. Innerhalb einer Ansicht kann jedes Feld ausgeblendet oder für das komplette Projekt gelöscht werden.
Du kannst jede Aufgabe anklicken, um ihre Informationen in einem großen Bereich anzuzeigen. Dort kannst du unter den Feldern eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen und die Aufgabe kommentieren. Unter Aktivitäten siehst du, was und von wem als Letztes an der Aufgabe verändert wurde. Am oberen Rand kannst du die Aufgabe liken, Dateien an die Aufgabe anhängen oder einen Link zur Aufgabe kopieren. Über die drei Punkte kann die Aufgabe gelöscht, dupliziert oder zu einem anderen Projekt hinzugefügt werden.
Zu einer Aufgabe können auch Unteraufgaben erstellt werden. Die Aufgabe erhält dann ein eigenes Symbol, woran du erkennst, ob und wie viele Unteraufgaben die Aufgabe hat. Durch Klicken auf den Pfeil vor der Aufgabe, kannst du die Unteraufgaben anzeigen.
Ist eine Aufgabe fertig, kannst du auf den Haken vor ihrem Namen klicken und sie wird als erledigt markiert. Über die Filter bei der Ansicht kannst du erledigte Aufgaben bspw. ausblenden, wenn du sie nicht mehr sehen möchtest.
Mitglieder & Teams verwalten
Asana lebt von der Zusammenarbeit im Team. Deswegen schauen wir uns jetzt an, wie du weitere Mitglieder in Asana hinzufügen und in Teams organisieren kannst. Neue Mitglieder kannst du in der Seitenleiste am unteren linken Rand per E-Mail einladen. Dort kannst du die eingeladenen Mitglieder direkt zu Teams und Projekten zuordnen. Teams sind Gruppen von Mitgliedern, welche dir in einem eigenen Bereich in der Seitenleiste angezeigt werden. Dort siehst du bei jedem Team seine Mitglieder und alle Projekte, die dem Team zugeordnet sind. Auf Teamebene können Nachrichten ausgetauscht werden, sowie eine Wissensdatenbank oder Notizen angelegt werden. Zudem gibt es einen Kalender mit allen Aufgaben aus den Teamprojekten. Jedem Team kann, wie bei den Projekten, eine Farbe und ein Symbol gegeben werden. Über die Team-Einstellungen kann die Sichtbarkeit in deiner Organisation eingestellt werden.
Als Admin in deiner Asana-Organisation kannst du alle Mitglieder in deiner Organisation verwalten. Das geht über dein Profilbild unter Admin-Konsole. Hier findest du alle ausstehenden Einladungen oder Gäste. Gäste sind Personen, die bestimmte Ansichten aus Projekten sehen können, aber diese nicht bearbeiten. Nur für normale Mitglieder in deiner Organisation bezahlst du die monatliche Abogebühr. Verlässt dich ein Mitglied, kannst du vorerst seine Lizenz pausieren, womit es den Account nicht verwenden kann und du nichts mehr bezahlst. Pausierte Lizenzen kannst du einfach wieder reaktivieren. Ein Mitglied kann auch komplett entfernt werden und jedes Mitglied hat eine Rolle. Diese Rollen kannst du in der Admin-Konsole verwalten und sie legen fest, welche Berechtigungen das Mitglied in deiner Asana-Organisation hat. Also ob es bspw. Projekte erstellen kann, Aufgaben löschen oder andere Mitglieder hinzufügen darf.
In der Admin-Konsole können alle erstellten Teams verwaltet werden. Das ist besonders praktisch, um eine Übersicht von allen Teams in deiner Organisation zu haben.
Analytik (Berichte, Ressourcen, Ziele & Co.)
Du kannst deine Aufgaben und Projekte in Asana analysieren, was u.a. über die Berichte in der Seitenleiste geht. Dort kannst du Diagramme erstellen, welche auf projektübergreifende Informationen zugreifen können. Hier gibt es auch einige Vorlagen oder du kannst komplett individuell ein Diagramm erstellen. Für die Diagramme kannst du Daten von vielen Feldern deiner Aufgaben nutzen und Filter anwenden. Für mehr Übersichtlichkeit kannst du zwischen den Diagrammen Texte erstellen. So kannst du dir eine höchst individuelle Übersicht erstellen. Die Dashboards können benannt und am oberen rechten Rand mit externen Personen geteilt werden.
Neben den Dashboards im Berichte-Bereich kannst du unter Ressourcen auch Workload-Ansichten und Kapazitätspläne erstellen. Bei den Workloads kannst du für ausgewählte Personen ihre Auslastung nach Aufgabenanzahl, prozentualer Zuweisung oder geschätzter Zeit anzeigen. Jede Person kann angeklickt werden, um im Detail zu sehen, was ihre Auslastung ausmacht. Aufgaben können hier direkt verschoben werden, auch zu einer anderen Person. Du kannst separate Ansichten in deinem Workload-Bereich erstellen, was praktisch ist, wenn du bspw. für jedes Team eine eigene Ansicht haben möchtest.
Bei der Kapazitätsplanung kannst du die Ressourcen auf Projektebene sehen und zwischen den Personen aufteilen.
Portfolios kannst du dir wie übergeordnete Ordner für Projekte vorstellen. Diese werden als Ordner im Projektbereich in der Seitenleiste angezeigt. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du alle Projekte, welche sich im Portfolio befinden, und kannst diese öffnen. Klickst du auf das Portfolio, kannst du Ansichten auf Portfolioebene erstellen, wo dir die Projekte aus dem Portfolio als Aufgaben angezeigt werden. So behältst du am besten den Überblick über alle Projekte aus einem Bereich in deiner Organisation.
Damit du nicht nur Aufgaben abarbeitest, sondern auch das große Ganze im Blick behältst, gibt es in Asana die Ziele-Funktion. Während Projekte zeigen, was du tust, erklären Ziele das Warum. Du kannst hier strategische Vorgaben festlegen, wie zum Beispiel „Den Umsatz um 20 % steigern“ oder „Die Kundenzufriedenheit verbessern“. Das Besondere ist die Verknüpfung: Du verbindest deine konkreten Projekte direkt mit diesen Zielen. So siehst du bei jedem Handgriff, auf welches große Ziel er gerade einzahlt.
Du legst fest, wie der Erfolg gemessen wird – etwa durch einen Prozentwert, einen Geldbetrag oder einfach durch die Anzahl erledigter Aufgaben. Der Fortschrittsbalken aktualisiert sich automatisch, sobald du in den verknüpften Projekten vorankommst. Das sorgt für maximale Transparenz, denn jeder im Team weiß sofort, ob ihr noch auf Kurs seid oder wo es hakt.
Einstellungen
Werfen wir abschließend einen Blick in die Einstellungen, welche du über dein Profil am oberen rechten Rand aufrufen kannst. Hier gibt es dein Profil, welches andere Asana-Mitglieder sehen können. Deinen Namen, dein Profilbild, deine Jobbeschreibung und weitere Informationen kannst du hier angeben. Du siehst alle deine Aufgaben, häufig interagierte Personen oder deine Ziele. Alle Elemente, wo ein kleines Schloss daneben ist, bedeuten, dass nur du diese Informationen siehst und nicht jede Person, die dein Profil aufruft. Über die Profileinstellungen, kannst du mehr Einstellungen für dich tätigen. Dort kannst du einen Abwesenheitshinweis hinzufügen, für einen ausgewählten Zeitraum. Das ist praktisch, falls du gerade im Urlaub bist. Worüber du alles von Asana benachrichtigt werden willst, kannst du ebenfalls einstellen, sowie dein Passwort ändern, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzufügen oder deinen Account löschen. Unter „Ansicht“ kannst du die Anwendungssprache von Asana für dich anpassen, sowie das Design und was dein erster Wochentag sein soll.
Verwaltest du die komplette Asana-Organisation von deinem Unternehmen, findest du weitere Einstellungen in der Admin-Konsole. Dort haben wir uns bereits die Mitgliederverwaltung angeschaut, aber du siehst auch Statistiken zu der Anzahl von Mitgliedern, Teams, Projekten und Aufgaben im kompletten Unternehmen.
Unter „Rechnungsstellung“ kannst du das Asana-Abo von deinem Unternehmen anpassen, die Zahlungsmethode bearbeiten und alle letzten Rechnungen aufrufen. Bei „Sicherheit“ kannst du einstellen, ob jeder Nutzer bestimmte Sicherheitsstandards für seinen Account haben muss, wie bspw. ein starkes Passwort oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Unter „Einstellungen“ kann der Unternehmensname geändert und je nach Abo ein individuelles Branding hinzugefügt werden.
Unter „Apps“ kannst du Drittanbieter wie Cloudspeicherdienste von deiner Asana-Organisation verwalten, sowie andere Drittanbieter-Apps, die auf den Account zugreifen können. In einer Sandbox-Umgebung, kannst du neue Änderungen in deiner Asana-Organisation testen, bevor du sie für alle übernimmst.
Um eine komplette Asana-Organisation zu löschen, musst du alle Mitglieder und Teams entfernen und dann den Asana-Support kontaktieren.
Probiere Asana jetzt über diesen Link* aus und erstelle deine ersten Projekte und Aufgaben. Für mehr Tutorials und einen ausführlichen Vergleich zwischen den beliebtesten Projektmanagement-Tools, schau gerne auf meinem YouTube-Kanal vorbei. Falls du noch Fragen oder Feedback hast, hinterlass diese gerne in den Kommentaren, bis zum nächsten Mal.
