In diesem Tutorial zeige ich dir, was du alles zum Einstieg über ClickUp wissen musst. Wie du Aufgaben, Listen, Spaces und vieles mehr erstellst und verwaltest. Dabei bekommst du auch ein Verständnis, wie die Struktur in ClickUp aufgebaut ist und wo du alles findest.
Überblick & Preise
ClickUp ist ein Projekt-Management-System, welches du direkt über die Webseite am Computer verwenden kannst, oder als Programm auf deinem Smartphone, Tablet oder Computer. Ich zeige dir in diesem Tutorial alles in der Web-Version, diese ist aber identisch zum Programm. Hier kannst du Projekte und Aufgaben alleine oder im Team verwalten, sowie viele zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung, Textdokumente, Whiteboards, Auswertungen und vieles mehr nutzen. ClickUp schreibt sich selbst auf die Fahne, eine Lösung für alles zu sein. Das bedeutet, du hast sehr viele Funktionen, wo einige auch optional und ausblend bar sind. Im ersten Moment kann es aber alles sehr überladen wirken. Hier ist es wirklich gut, für sich selbst zu überlegen, was man genau benötigt und alles Unnötige erst mal zu ignorieren oder auszublenden.
Doch wie sieht es preislich aus?
Grundsätzlich gibt es die kostenlose Version von ClickUp, wo wir unlimitierte Aufgaben und Personen hinzufügen können. Dort erhalten wir auch 100 MB Speicherplatz für Dateien. Das ist super praktisch, um einfach mal zu starten und sich mit der Anwendung vertraut zu machen. Zudem ist es gut, wenn du nicht gefangen in einem kostenpflichtigen Abo sein möchtest und später bspw. immer wieder darauf downgraden kannst und weiter deine Daten nutzen möchtest.
Jetzt gibt es auch kostenpflichtige Abos, welche du als unverbindliches Monatsabo oder als Jahresabo abschließen kannst. Ein Jahresabo ist ca. 30 % günstiger als das unverbindliche Monatsabo.
Mit dem Unlimited Abo für 10 $ pro Monat pro Nutzer, erhalten wir unbegrenzten Speicherplatz für Dateien, sowie unbegrenzten Zugriff auf die Dashboards, welche für Auswertungen relevant sind und Integrationen. Auch die KI-Funktionen können wir erst ab diesem Abo kostenpflichtig dazu buchen und auf die native Zeiterfassungsfunktion zugreifen. Dieses Abo ist für die meistens kleineren Teams oder Personen, die alle Funktionen nutzen können möchten, perfekt.
Für größere Teams gibt es auch das Business Abo für 19 $ pro Monat und Nutzer. Hier können wir unlimitiert Teams erstellen, erweiterte Funktionen bei Auswertungen, Zeiterfassung und Automationen. Die Funktionen machen meistens bei größteren Teams am meisten Sinn. Auch eine Single Sign-On Funktion kannst du hier aktivieren. Falls du eine individuelle Lösung benötigst, kannst du diese auch immer anfragen.
Über diesen Link* kannst du dir alle Abo-Konditionen erneut in Ruhe anschauen und dort siehst du auch immer die aktuellen Preise und Angebote.
Falls du dir unsicher bist, ob ClickUp das richtige Tool für dich ist, kann ich dir auch meinen Projekt-Managementvergleich empfehlen, wo wir einige der größten Tools miteinander verglichen haben und ich auf die Vor- und Nachteile eingegangen bin.
Account einrichten
Um ClickUp nutzen zu können, müssen wir als Erstes einen kostenlosen Account erstellen. Das geht direkt über diesen Link*. Dort klicken wir dann auf “Sign Up” an der oberen rechten Ecke. Jetzt müssen wir unsere E-Mail-Adresse angeben sowie Namen und ein Passwort festlegen. Die Marketing-E-Mails müssen wir nicht abonnieren. Nachdem wir unsere E-Mail-Adresse bestätigt haben, müssen wir noch einen Fragebogen ausfüllen. Hier legen wir den Namen unseres Workspace fest. Das ist der übergeordnete Bereich in unserem Account, welcher später alle Spaces, Ordner und Listen einschließt. Hier ergibt es Sinn einfach deinen Unternehmensnamen zu nehmen oder deinen privaten Namen, wenn du Clickup privat nur nutzen möchtest. Später können wir auch noch Workspaces von anderen in unserem Account beitreten, falls wir Teil von mehreren Teams sind, welche Clickup nutzen. Für unseren Workspace können wir dann auch ein Logo oder Farbe auswählen. Auch welche Akzentfarbe wir generell in unserem Account für bspw. Schaltfläche nutzen möchten, können wir hier einstellen. Alle Einstellungen hier können wir später auch immer erneut ändern. Jetzt wählen wir noch einen Bereich aus, für welchen wir Clickup nutzen möchten. Dadurch werden gleich Beispielprojekte erstellt, aber diese können wir auch alle wieder löschen oder ändern. Also die Auswahl hier beeinflusst nicht, was du später in Clickup machen kannst. Falls du von einem anderen Projektmanagement Tool zu Clickup wechselst, kannst du hier auch direkt einen Import starten. Das geht später aber auch immer noch. Wenn du dich fragst, ob die anderen Tools besser für dich sind, findest du auf meinem Kanal auch einen umfangreichen Vergleich und Tutorials zu den meisten Anbietern.
Jetzt ist unser ClickUp Account erstellt. Es wird dir hier auch empfohlen eine Handynummer oder Authentifizierungs-App zu hinterlegen, für eine 2-Faktor Verifizierung. Das solltest du auf jeden Fall machen, wenn du mit sensiblen Daten in ClickUp arbeitest.
Zukünftig können wir uns immer über die Webseite, Desktop App oder mobile App, mit unserer E-Mail-Adresse und Passwort im Account anmelden. ClickUp funktioniert nur cloudbasiert, also du benötigst immer eine aktive Internetverbindung.
Oberfläche (Aufbau von ClickUp)
Haben wir uns erfolgreich in ClickUp angemeldet, befinden wir uns standardmäßig auf unserer personalisierten Startseite oder dort, wo wir das letzte Mal aufgehört haben. Durch das Klicken auf das ClickUp-Logo, kommen wir immer zurück auf unsere Startseite. Um Clickup jetzt am besten direkt zu verstehen, ist es gut zu verstehen, wie die Hierarchien in Clickup aufgebaut sind.
Ganz oben ist das Workspace, was wir schon erstellt haben und hier am linken Rand sehen. Darin befindet sich alles, was wir in Clickup erstellen. Über den Workspace Namen können wir auch weitere Workspaces erstellen oder zwischen bestehenden wechseln. Hier ist wichtig zu wissen, dass wir nicht zwischen den Workspaces kommunizieren können. Also alles, was in einem Workspace ist, kann nur mit etwas in Zusammenhang gebracht werden, was im gleichen Workspace ist. Deswegen ist es sinnvoll, das eigene Unternehmen als Workspace anzulegen und nicht nur ein Projekt oder Team. Über die Workspace-Einstellungen können wir den Namen und Logo erneut ändern oder das Workspace löschen. Hier können wir auch unser Abo verwalten, falls wir ein kostenpflichtiges nutzen. Die Abos schließt man immer für den Workspace ab und nicht den Nutzer. Auch unsere Teammitglieder fügen und verwalten wir meistens auf Workspaceebene.
Als Ebene unter den Workspaces, haben wir dann die Spaces, welche wir im linken Menü immer aufgelistet finden. Die sind für Teams oder ganze Bereiche in unserem Workspace gut. Also bspw. könntest du hier Marketing als Space erstellen oder Kunden, wo du dann die einzelnen Kundenprojekte drinnen hast. In einem Space erstellen wir dann Ordner, welche du als Projekte ansehen kannst. Bei unserem Kundenspace ist dann bspw. ein Projekt, welches wir für den Kunden machen, hier ein Ordner.
Nur innerhalb der Ordner können wir dann Listen erstellen, in welchen dann unsere Aufgaben sich befinden. Das klingt jetzt sehr komplex, aber wir werden uns die einzelnen Bereiche gleich noch genauer anschauen. Innerhalb der Ordner können wir auch Dokumente erstellen, was ein integrierter Texteditor von ClickUp ist.
Neben den Spaces und dem Workspace, finden wir im linken Menü auch immer wieder unsere Startseite, sowie Posteingang. Darin werden uns Benachrichtigungen, sei es Kommentare, Veränderung von Elementen oder Erinnerungen individuell für uns angezeigt. So verpassen wir keine Änderung von anderen, die relevant für uns ist. Auch alle unsere Dokumente, welche sich irgendwo im Workspace befinden, können wir hier in einer Übersicht anzeigen sowie auf Dashboards zugreifen. Das sind Auswertungen, welche wir für unsere Listen und Co. erstellen können. Später noch mehr dazu. Jetzt finden wir hier auch noch die Timesheets, was unsere Zeitauswertungen sind. Wir haben nämlich auch die Möglichkeit Zeiten in ClickUp zu tracken oder Zeitaufwände einzuplanen. Diese können wir hier dann verwalten. Über mehr können wir auch noch Ziele, Clips und Whiteboards im Menü einblenden, sowie die anderen Sachen wieder ausblenden. Das ist praktisch, wenn wir nur bestimmte Funktionen wirklich nutzen möchten.
Generell gibt es sehr viele Funktionen in ClickUp, wo wir uns in diesem Grundkurs nur die wesentlichen anschauen. Für dich ist aber gut zu wissen, dass wir über die Workspace-Einstellungen unter “ClickApps” auch einige Funktionen erst aktivieren müssen, um sie nutzen zu können. Hier rate ich dir einmal alle Apps in Ruhe durchzugehen, dir kurz durchzulesen, was die Funktion ist und wenn du sie brauchst, sie zu aktivieren oder zu deaktivieren. So kannst du auch unnötige Funktionen für dich entfernen und dann ist dein ClickUp nicht unnötig überladen.
Oben in der Mitte können wir unser ClickUp auch immer komplett durchsuchen. Hier können wir auch nach Typ filtern, sowie anderen Faktoren, falls wir etwas nicht direkt finden können. Rechts neben der Suche können wir auch die ClickUp KI etwas fragen. Diese ist aber in der kostenlosen Version sehr eingeschränkt und muss zusätzlich bezahlt werden. Am oberen rechten Rand können wir dann auch direkt eine neue Aufgabe, Liste oder anderes Element erstellen. Auf welche Symbole wir direkt daneben dann noch zugreifen können, können wir über die 9 Punkte am rechten Rand selbst einstellen. Ich wähle hier “Meine Aufgaben”, “Zeit erfassen” und “Kalender” aus, da ich diese Funktionen häufig verwende. Über unser Profilbild können wir dann auch noch unser Profil aufrufen, welches Teammitglieder sehen können. Dort können wir unsere Rolle angeben sowie alle unsere Aktivitäten und Aufgaben sehen. Über die Einstellungen, können wir auch ein Profilbild festlegen, später noch mehr dazu. Bei “Design” haben wir die Möglichkeit ClickUp für uns in einem dunklen oder hellen Design zu nutzen sowie eine Akzentfarbe auszuwählen.
Spaces & Ordner erstellen und verwalten
Schauen wir uns jetzt die verschiedenen Bereiche in ClickUp genauer an. Hier fangen wir mit den Spaces & Ordnern an. Diese sehen wir immer direkt im linken Menü, wo wir ganz unten auch eine Übersicht von allen unseren Spaces aufrufen können.
Dort können wir dann auch ein neues Spaces erstellen, in dem wir ihm einen Namen geben und Symbol. Bei den Symbolen können wir auch ein eigenes Hochladen sowie eine Farbe für das Spaces auswählen. Ich erstelle hier jetzt ein Space mit dem Namen “YouTube”, wo ich später alle meine YouTube-Videos planen möchten. Das können wir auch in der Beschreibung festhalten, was praktisch ist, wenn wir in einem größeren Team arbeiten und andere direkt verstehen können sollen, wofür das Space da ist. Wir haben aber auch die Möglichkeit, das Space privat zu stellen. Dann sehen nur wir uns ausgewählte Mitglieder das Space und nicht alle Mitglieder aus dem Workspace es direkt. Falls du nicht von Null mit einem Space anfangen möchtest, können wir hier auch direkt eine Vorlage verwenden. Wir haben später auch die Möglichkeit eigene Vorlagen zu speichern, welche hier dann auch ausgewählt werden können.
Im nächsten Schritt stellen wir jetzt ein, was für Ansichten, Aufgabenstatus und ClickApps für das Space verwendet werden sollen. Das können wir später immer erneut anpassen, aber ist sehr praktisch, das direkt am Anfang festzulegen. Als Ansicht ist die Listen-Ansicht meistens die übersichtlichste Wahl. Wenn du viel mit Daten arbeitest, ist der Kalender auch sehr praktisch oder wenn du eine Canban-Ansicht möchtest, würde ich die “Board”-Ansicht noch aktivieren.
Beim Aufgabenstatus, können wir die ganzen Schritte in unserem Prozess festlegen, in welchem unsere Aufgabe sein kann. Bei meiner Videoproduktion, lege ich hier jetzt bspw. Skript, Audio, Schnitt und Upload fest, sowie fertig. Jedem Status können wir auch eine eigene Farbe geben. Zudem in welchem Zustand sich die Aufgabe befindet. Die meisten sind hier unter Aktiv, da sich dort die Aufgabe im Prozess befindet. Unter “Done” ist die Aufgabe abgeschlossen, aber noch sichtbar in unserem Space. Unter “Closed” ist die Aufgabe auch abgeschlossen, aber wird standardmäßig ausgeblendet in unserem Space. Je nachdem was für dich praktischer ist, kannst du hier die Status auch verschieben.
Bei den ClickApps, können wir dann festlegen, welche Funktionen wir in dem Space nutzen möchten. Bspw. Zeiterfassung oder das mehrere Personen einer Aufgabe hinzugefügt werden können. Hier würde ich die benutzerdefinierten Felder auch immer aktivieren, was sehr praktisch später ist.
Haben wir das Space jetzt erfolgreich erstellt, sehen wir es am rechten Rand, direkt mit einer erstellten Liste. Klicken wir es an, kommen wir in eine Übersicht, wo wir alle Listen aus dem Space zusammengefasst sehen und oberhalb auch zwischen verschiedenen Ansicht wechseln können. Hier können wir auch noch weitere Ansichten erstellen, welche wir vorhin bereits ausgewählt hatten. Wir können auch mehrere der gleichen Ansichtarten haben und hier benennen, was praktisch sein kann, wenn wir Filter auf die Ansicht anwenden. Über den Namen oben bei den Spaces, können wir auch direkt weitere Personen zum Space hinzufügen, sowie den Status vom Space allgemein einstellen oder eine Deadline für das Space festlegen.
Über die drei Punkte am linken Rand beim Space, können wir auch alle seine Einstellungen von der Erstellung erneut aufrufen. Dort können wir auch alle benutzerdefinierten Felder, welche wir im Space erstellt haben, verwalten. Diese Felder können wir später bei Listen hinzufügen, um bspw. individuelle Informationen speichern zu können. Im nächsten Kapitel noch mehr dazu. Jedes Spaces können wir auch immer archivieren, sowie komplett löschen oder duplizieren. Für uns können wir es auch aus dem linken Menü ausblenden oder in den Favoriten anzeigen. Über das Symbol des Spaces, können wir hier auch seinen Inhalt komplett im Menü ein- oder ausblenden.
Innerhalb eines Spaces können wir dann über das Plus auch Ordner erstellen. Die sind praktisch, um alle unsere Listen, Dokumente und Co. im Spaces sortieren zu können. Dem Ordner geben wir auch einen Namen und können auch individuelle Status dafür festlegen. Ich rate dir aber im Idealfall, hier die Spaces-Status zu nutzen, sodass es nicht zu verwirrend wird und wir sie ggf. über die Space-Einstellungen für alle Ordner im Space nachträglich einfach bearbeiten können, falls wir einen Status hinzufügen möchten. Ordner können wir auch Privat machen und Vorlagen für die Ordner verwenden. Unseren eigenen Ordner können wir auch über die drei Punkte als Vorlage speichern, sodass wir seine Struktur und Inhalte einfach immer erneut nutzen können. Wir können dann per Drag-and-drop einfach Listen und Dokumente aus unserem Space in den Ordner schieben. Der Ordner hat auch eine eigene Übersichtsseite, mit nur seinen Inhalten, wo wir ebenfalls individuelle Ansichten anlegen können. Über die Einstellungen vom Ordner haben wir die gleichen Möglichkeiten wie bei unserem Space und ganz unten können wir ihn auch direkt mit bestimmten Personen teilen. Wir können keine Ordner in Ordner erstellen, also haben nur eine Ebene an Ordnern.
Listen erstellen & verwalten
Haben wir ein Space oder Ordner erstellt, befindet sich automatisch eine Liste in diesem. Wir können über das Plus aber auch weitere neue Listen innerhalb eines Spaces oder Ordner erstellen. Die Listen kannst du dir eigentlich wie Projekte vorstellen, in welchen wir dann im nächsten Schritt unsere Aufgaben erstellen können.
Eine neue Liste können wir einfach über das Plus erstellen, in dem wir ihr einen Namen geben. Wir sehen sie dann im linken Menü, wo wir sie auch per Drag-and-Drop in den Ordnern oder Spaces verschieben können. Über die drei Punkte können wir sie auch umbenennen, sowie wieder löschen, archivieren oder duplizieren.
Haben wir eine Liste geöffnet, sehen wir im Hauptbereich direkt unsere Aufgaben aus der Liste, in einer ausgewählten Ansicht. Die Ansichten sehen wir alle am oberen Rand. Welche Ansichten automatisch bei der Liste erstellt werden, konnten wir bei den Space-Einstellungen schon festlegen. Sonst können wir aber über das Plus auch weitere hinzufügen oder bestehende über die drei Punkte löschen. Die Standard-Ansicht ist hier die Liste. Dort sehen wir alle unsere Aufgaben in Gruppen sortiert, mit Namen und allen unseren Feldern rechts daneben. Neue Felder können wir einfach über das Plus hinzufügen, wo wir sehr viele Verschiedene haben. Beispielsweise welche für Daten, Zahlen, oder Optionen wie Dropdown-Menüs und Co. Auch Felder, um Dateien zur Aufgabe anzuhängen, finden wir hier, oder können Personenfelder zum Zuweisen hinzufügen. Je nach Feldtyp können wir dann Optionen für das Feld einstellen und es benennen. Alle erstellten Felder, können wir auch auf Space ebene verwalten, was sehr praktisch ist, um Dopplungen zu vermeiden und wir können sie auch wiederverwenden innerhalb von Spaces. Generell ist es auch gut zu wissen, dass standardmäßig schon einige Felder erstellt sind, welche wir über die Listen-Einstellungen unter Felder auch einblenden können.
Haben wir eine Ansicht unserer Liste geöffnet, können wir am oberen Rand auch die Aufgaben in der Liste filtern, was ein sehr praktisches Tool ist. Hier können wir unter Gruppe festlegen, nach welchem Kriterium unsere Aufgaben in der Ansicht gruppiert sind. Hier bietet sich oft der Status oder Datum an, welche wir für die Aufgaben festgelegt sind. Ob Unteraufgaben automatisch angezeigt werden sollen oder nur eingeklappt sind, können wir hier auch festlegen. Ich lasse sie meistens wegen der Übersichtlichkeit ausgeblendet. Unter Spalten können wir dann festlegen, welche Felder von der Aufgabe in dieser Ansicht angezeigt werden sollen. Das ist sehr praktisch, wenn wir sehr viele Felder für die Aufgaben haben und für jeden Arbeitsschritt nur die wichtigen Felder anzeigen. So können wir bspw. eine Ansicht erstellen, wo alle relevanten Felder für die Produktion zusehen sind und dann eine Ansicht, wo alle relevanten Felder für die Auswertung und Analytics zu sehen sind. Unter “Filter” können wir auch Kriterien aus Feldern nutzen, um nur bestimmte Aufgaben in dieser Ansicht überhaupt anzuzeigen. Dort haben wir auch eine eigene Schaltfläche, um alle “closed” Aufgaben einzublenden. Die einzelnen Ansichten können wir dann über ihren Namen auch benennen, sowie anheften, dass sie ganz vorn angezeigt werden. Wir können auch eine Ansicht als Standard-Ansicht festlegen, welche immer beim Öffnen der Liste als Erstes angezeigt wird. Neben der Liste Ansicht können wir uns unsere Aufgaben auch in einer Board-Ansicht als Karten anzeigen lassen oder in einem Kalender. Je nachdem, was deine Aufgabe ist, kann hier eine solche Ansicht praktisch sein. Für jeden Ansichttyp können wir auch am rechten oberen Rand individuelle Einstellungen tätigen. Über die Suche bei einer Ansicht können wir auch nach Aufgaben innerhalb der Liste suchen.
Über die drei Punkte bei einer Ansicht, können wir uns die Daten von allen Aufgaben aus der Liste auch exportieren, falls wir bspw. zu einer anderen Software umziehen möchten.
Aufgaben erstellen & verwalten
Der Kern von ClickUp sind am Ende die Aufgaben, welche wir innerhalb von Listen erstellen können. Das geht auch direkt am oberen rechten Rand über “Neu” oder wenn wir innerhalb einer Liste auf “Aufgabe hinzufügen” klicken. Jeder neuen Aufgabe müssen wir einen Namen geben und können dann alle Felder, welche wir in der Liste für die Aufgaben erstellt haben, ausfüllen. Das geht praktischerweise direkt in einer Listenansicht oder wenn wir auf den Namen einer Aufgabe klicken. Dann öffnet sie sich in einem eigenen Fenster, wo wir alle unsere Felder sehen und auch eine Beschreibung hinzufügen können. Dort können wir auch direkt Dateien anhängen an die Aufgabe, Unteraufgaben erstellen und sehen, in welcher Liste, Ordner und Space die Aufgabe liegt. Am rechten Rand haben wir auch einen Verlauf, von allen Veränderungen der Aufgabe, wo wir auch Kommentare zur Aufgabe schreiben können. In den Kommentaren können wir mit einem @-Zeichen auch andere Personen markieren, die dann eine Benachrichtigung bekommen.
Über den Stern am oberen rechten Rand, können wir die Aufgabe auch zu unseren Favoriten hinzufügen, sowie direkt daneben mit anderen über einen Link teilen. Über die drei Punkte können wir eine Aufgabe auch immer wieder löschen oder archivieren, sowie eine Erinnerung an die Aufgabe für uns einstellen. Jede Aufgabe können wir hier auch konvertieren in eine Unteraufgabe von einer anderen Aufgabe. Auch für Aufgaben können wir Vorlagen erstellen, welche wir dann bei der Erstellung von neuen Aufgaben nutzen können. Zu einer Aufgabe können wir auch Abhängigkeiten hinzufügen, sodass bspw. eine Aufgabe erst abgeschlossen werden kann, wenn eine andere erledigt ist. Oder wir verbinden Aufgaben miteinander, um bspw. Daten von einer Aufgabe in einer anderen Liste, bei den Feldern der aktuellen Aufgabe und Liste anzuzeigen. Das sind dann aber schon komplexere Anwendungsfälle. Mit einem Unlimited-Abo können wir Aufgaben auch zu mehreren Listen gleichzeitig hinzufügen, sodass sie synchron an mehreren Orten sein können. Haben wir aus Versehen eine Aufgabe mehrfach erstellt, können wir sie auch zusammenführen zu einer.
Dashboards & weitere Funktionen
Um unsere Aufgaben-Felder jetzt auswerten zu können, haben wir auch die Dashboards, welche wir in einem eigenen Bereich im linken Menü öffnen können. Dort können wir über das Plus auch ein neues Dashboard erstellen, wo wir direkt eine Vorlage nutzen können. Dann müssen wir festlegen, für welche Liste, Ordner oder Space wir das Dashboard erstellen möchten. Das Dashboard kann dann nur auf Daten davon zugreifen. Ist es erstellt, sehen wir es direkt. Generell besteht ein Dashboard aus vielen Kacheln, welche wir alle individuell bearbeiten können und am oberen rechten Rand auch eine neue hinzufügen. Hier gibt es von Diagrammen, Zeitauswertungen und Personen alles. Viele der Dashboard-Funktionen sind aber nur mit einem kostenpflichtigen Abo verfügbar. Jede Kachel können wir dann über sein Zahnrad auch individuell einstellen und die Daten filtern. Wir können auch einen allgemeinen Filter für das komplette Dashboard erstellen am oberen Rand. Deaktivieren wir den Bearbeitungsmodus, können wir die Kacheln nicht mehr einstellen, sondern nur anschauen. Über das Reload-Symbol am oberen rechten Rand, können wir die Daten auch aktualisieren, falls sie nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind. Diese Dashboards können wir auch einfach teilen oder exportieren, was praktisch ist, um sie bspw. mit externen Kunden zu teilen. Wir können es nachträglich natürlich auch wieder löschen, duplizieren oder zu unseren Favoriten hinzufügen. Alle unsere Dashboards, haben wir auch in einer praktischen Übersicht, wenn wir die Dashboards im linken Menü anklicken.
Neben den Dashboards können wir bspw. auch Dokumente in ClickUp erstellen. Quasi eine Alternative für Microsoft Word oder Google Doc. Das sind einfach Textdokumente, zu welchen wir neben Texten auch Aufgaben, Listen und Co. aus Clickup einbetten können. Diese finden wir auch in einem eigenen Bereich im linken Rand, aber können sie zudem in Spaces und Ordnern platzieren. Wir können sie dann auch direkt mit Aufgaben verknüpfen. Erstellen wir Texte im Dokument, können wir diese auch stylen, sowie Listen, To-do-Listen und Kommentare erstellen. Auch die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Teammitglieder ist hier möglich. Einzelne Dokumente können wir auch als Wiki umwandeln, was praktisch ist interne How-Tos zentral zu speichern und dass jeder diese Hilfe-Dokumente direkt finden und Informationen nachlesen kann.
Neben Dokumenten können wir auch Zeiten direkt mit ClickUp erfassen. Das geht am einfachsten direkt bei einer Aufgabe, wenn wir das “Zeit erfassen” Feld eingeblendet haben. Sonst können wir es auch am oberen rechten Rand direkt für uns einstellen. Hier haben wir dann eine Stopp-Uhr, wo wir auch neben der Aufgaben sagen können, welche Tätigkeit wir ausgeübt haben. Dort können wir auch Zeiten nachträglich eintragen und ein Timesheet öffnen, wo wir alle unsere erfassten Zeiten sehen. Dieses können wir auch für unser komplettes Team einsehen und so bspw. Auslastungen besser planen.
Was noch sehr praktisch für einen produktiven Workflow, sind Automatisierungen. Diese finden wir am rechten oberen Rand bei einer Liste. Dort können wir Kriterien festlegen, die als Auslöser dienen, um etwas automatisch auszuführen. Von automatisch Aufgaben verschieben, Daten festlegen oder Status ändern, können wir hier auch externe Dienste, wie E-Mails oder Kalender hinzufügen. Dort finden wir auch ganz viele Vorlagen, die eine sehr gute Inspiration sein können, was damit möglich ist. Unter “Veralten” können wir dann alle unsere aktiven Automatisierungen sehen und diese ggf. auch wieder deaktivieren oder bearbeiten. Je nach Abo können wir nur eine bestimmte Anzahl an Automatisierungen durchführen, wo wir unseren Verbrauch unter Verwendung auch sehen können. Dort sehen wir auch, welche Automatisierungen alle bereits durchgeführt wurden.
Einstellungen
Werfen wir abschließend noch einen Blick in unsere ClickUp-Einstellungen, welche wir über unser Profilbild am oberen rechten Rand öffnen können. Diese sind unterteilt in Workspace-Einstellungen, welche alle im Workspace betrifft und unsere persönlichen Einstellungen.
Im Workspace können wir alle Mitglieder verwalten, wo wir ihre Rolle ändern können oder sie wieder entfernen, was du machen solltest bei Personen, die nicht mehr Teil deines Teams sind und du nicht weiter für diese bezahlen möchtest. Auch neue Personen können wir hier direkt per E-Mail einladen. Unser Workspace-Abo können wir hier ebenfalls verwalten, wo wir alle Rechnungen sehen, unsere Zahlungsmethode verwalten oder up- und downgraden können. Um Geld zu sparen, können wir hier auch vom Monatsabo ins Jahresabo wechseln. Unter ClickApps können wir alle Funktionen von Clickup verwalten und sagen, welche in unserem Workspace verfügbar sein sollen und welche nicht. Drittanbieter können wir auch über den “App-Center” hinzufügen, um bspw. unsere Cloud-Dienste, Figma, Slack oder Co. direkt in ClickUp integrieren zu können. Haben wir ein Enterprise-Abo können wir ClickUp auch als White-Label Lösung nutzen. Alle unsere Spaces im Workspace, können wir hier auch in einer Übersicht sehen, wo wir auch einfach unsere archivierten Spaces sehen und die privaten Spaces von anderen Teammitgliedern. Unter “Sicherheit” können wir auch eine 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren für alle, welche sehr sinnvoll ist. Sowie auch SSOs, falls wir das entsprechende Abo haben. Dort können wir auch Rollen und ihre Berechtigungen erstellen, welche wir dann Personen in unserem Team zuordnen können. Hier können wir auch die Berechtigungen von den Standardrollen wie den Gast, Mitglied und Admin individualisieren. Sonst können wir auf der Workspace-Ebene noch alle Daten in- und exportieren, was bei einem Umzug praktisch ist, sowie die ClickUp-API anbinden und alle gelöschten Inhalte noch 30 Tage lang sehen und ggf. wiederherstellen.
In unseren persönlichen Einstellungen können wir unsere persönlichen Daten bearbeiten und ein eigenes Profilbild hochladen. Das Sehen andere Teammitglieder, wenn wir Kommentare in ClickUp schreiben oder einer Aufgabe zugeordnet sind. Auch unsere Sprache, Akzentfarbe und unsere bevorzugten Datenformate festlegen. Hier haben wir auch einige sehr spezifische Funktionen, die wir aktivieren oder deaktivieren können, sowie ganz unten unseren Account auch komplett löschen. Unter “Workspaces” sehen wir welchen Workspaces wir alles beigetreten sind und unter “Benachrichtigungen” können wir festlegen, worüber wir per Mail, Browser oder App benachrichtigt werden möchten. Hier können wir uns auch über Slack benachrichtigen lassen. Wir können auch eigene Apps mit unserem ClickUp verbinden, welche wir hier auch finden, sowie unsere eigenen verbundenen Cloud- und Kalenderdienste. Ganz unten können wir uns dann auch auf dem aktuellen Gerät aus dem aktuellen Account abmelden.
Probiere ClickUp jetzt kostenlos über diesen Link* aus. Für mehr Tutorials zu anderen Projektmanagement Tools wie Monday, Trello und Co. kannst du gerne meinen YouTube-Kanal kostenlos abonnieren. Falls du noch Fragen hast, kannst du diese gerne in den Kommentaren hinterlassen. Bis zum nächsten Mal.
