Du willst nicht mehr den Überblick über deine Projekte und Aufgaben verlieren und diese an einem Ort verwalten, sei es privat oder für dein ganzes Team? Dann bist du hier genau richtig. Wir vergleichen in diesem Video fünf der größten Projektmanagement-Tools aktuell auf dem Markt: ClickUp, Notion, Asana, Monday.com und Trello.
Dabei gehen wir auf Allgemeines, sowie Vor- und Nachteile ein, sowie welches Abo ich bei jedem Anbieter empfehlen kann. Ganz zum Schluss gibt es auch noch ein allgemeines Fazit, in welcher Situation, welches Tool vermutlich am besten passt.
ClickUp
ClickUp ist eins der neusten Projektmanagment-Tools in diesem Vergleich und schreibt sich selbst auf die Flagge, ein Tool für alles zu sein. Dementsprechend wird ClickUp aktuell am häufigsten aktualisiert, mit neuen Funktionen und hat dementsprechend auch viele Funktionen, was die Oberfläche sehr komplex machen kann.
ClickUp können wir über die Web-Version nutzen oder als Programm auf dem PC oder als App auf dem Smartphone. Bei der App sind aber viele Funktionen noch eingeschränkt. Wir benötigen eine aktive Internetverbindung um Sachen in ClickUp bearbeiten zu können, offline können wir uns aber bereits geladene Sachen über das Programm oder App anschauen.
Negatives: So viel wie ClickUp kann, soviel kann es auch überfordern, mit seinen ganzen Funktionen. Man benötigt hier auf jeden Fall etwas Zeit, um die Funktionsweise von ClickUp zu verstehen, es einzurichten und sich mit den Funktionen vertraut zu machen, welche man über die ClickUp Apps auch teilweise erst aktivieren muss, um sie nutzen zu können. Man merkt aber auch, dass einige Funktionen noch nicht wirklich ausgereift sind. Beispielsweise das Formel-Feld, was mit vielen Feldtypen noch gar nicht kompatibel ist. Auch das Time-Tracking ist zwar möglich, aber sich alle Zeiten in einer chronologischen Ansicht anzuzeigen, ist auch nicht richtig möglich.
Sobald man mehrere Listen untereinander verbindet, kann es auch schnell zu Performance Problemen kommen und dass Daten nicht richtig angezeigt werden oder wenn du viele Elemente gleichzeitig bearbeitest, die Bearbeitung nicht durchgeführt wird oder sich alles aufhängt. Das kann bei komplexen Projekten sehr frustrierend sein. ClickUp hat aber bereits eine neue Version 3.0 angekündigt, welche eine bessere Performance und schönere Oberfläche bieten soll. Hier muss man aber auch sagen, dass sie schon sehr lange angekündigt wurde und immer noch nicht verfügbar ist. Generell wird ClickUp aber sehr oft aktualisiert, was man positiv finden kann, da man so oft mehr oder bessere Funktionen bekommt, man sich aber auch mit den Veränderungen auseinandersetzen muss.
Positives: Was mir sehr gut an ClickUp gefällt, ist, dass die Aufgaben nicht so stark an ihre eine Liste gebunden sind und man sich so einfach Übersichten erstellen kann, mit Aufgaben aus mehreren Listen. Auch die Preise sind aktuell sehr fair, es gibt viele Feldtypen und Möglichkeiten wie Whiteboards, Dokumente oder Notizen zu erstellen, neben Aufgaben. Ebenfalls ist das Auswerten über Dashboards sehr individuell möglich.
Fazit: Grundsätzlich ist ClickUp ein sehr guter Allrounder und von der Funktionalität kommt es am ehesten an Monday oder Asana ran, ist aber immer noch etwas günstiger. Bei ClickUp empfehle ich das kostenlose Abo, da dieses schon sehr viel abdeckt. Wenn du aber bei den Funktionen nicht wesentlich groß eingeschränkt werden willst, rate ich dir zum Business Abo für 12 $ pro Monat und Nutzer, wo du uneingeschränkten Zugriff auf benutzerdefinierte Felder hast und erweiterte Funktionen beim Time-Tracking und Dashboards.
Notion
Mit Notion kannst du ebenfalls deine Aufgaben und Projekte verwalten. Hier liegt der Fokus aber nicht komplett darauf. Den die Oberfläche ist sehr simple und clean aufgebaut und funktioniert nach einem Seitenprinzip, auf welchen man Texte, To-do-Listen und viele weitere Elemente darstellen kann. Deswegen ist es auch praktisch zum Erstellen von eigenen Wikis und Dokumente.
Wir können Notion direkt im Web nutzen oder als Programm auf unserem Computer, App auf dem Smartphone oder Tablet. Es gibt auch eine Browser-Erweiterung, um einfach Dinge aus dem Internet in Notion speichern zu können. Wir benötigen aber immer eine aktive Internetverbindung und können nur über die App bereits geladene Inhalte offline anschauen, aber nicht bearbeiten.
Notion bietet aber auch eine Datenbankfunktion, welche für Projektmanagement sehr praktisch sein kann. Hier können wir viele verschiedene Felder erstellen und die einzelnen Elemente in der Datenbank auch in verschiedenen Ansichten darstellen und filtern. Wir können auch mehrere Datenbanken miteinander verbinden und die Formel-Spalte in Notion ist sehr umfangreich, was sehr praktisch für automatische Zusammenrechnungen ist.
Negatives: Was mir bei den Datenbanken aber fehlt, ist ein Feldtyp, wo man Zeiten eintragen kann, die kann man sich aktuell nur über Umwege mit einem Zahlen-Feld und einem Formel-Feld darstellen lassen. Zudem gibt es über die Datenbankansicht hinaus, keine wirkliche integrierte Möglichkeit, seine Elemente auswerten zu lassen, außer die Zusammenfassungen am unteren Rand. Die Datenbanken werden bei vielen Elementen auch immer nur durch Nachladen komplett angezeigt, was auf Dauer auch störend sein kann. Es gibt auch keine Automation oder Regeln, wie es alle anderen Tools haben, was sehr dabei helfen kann repetitive Prozesse zu automatisieren.
Positives: Positiv an Notion ist aber auf jeden Fall sein Preis, wo es ein sehr gutes kostenloses Abo bietet, wo man nicht stark in den Funktionen eingeschränkt ist, wie bei den meisten anderen Tools. So kannst du die tolle Datenbankfunktion schon direkt fast uneingeschränkt nutzen.
Zudem finde ich den Aufbau mit den Seiten und den individuellen Designmöglichkeiten mit den Icons auch sehr ansprechend, was nicht so überfordernd beim Einstieg ist.
Fazit: Notion ist sehr beliebt bei Studenten und Einzelpersonen, da der kostenlose Plan die private Nutzung fast komplett abdeckt und es super für das Erstellen von Notizen, eigene To-do-Listen und schön erstellte Dokumente ist. Hier findest du auf YouTube auch sehr viele inspirierende Videos, wie man sein Notion-Account aufbauen kann und es gibt sehr viele kostenlose Vorlagen. Ich finde es sehr praktisch, wenn einem ein schlichtes schönes Design wichtig ist und man seine eigene Aufgabe für sich organisieren möchte. Quasi eine kostenlos geupgradete Excel-Tabelle. Hier empfehle ich definitiv das kostenlose Abo, was die Preis-Leistung angeht.
Asana
Asana gibt es schon seit 15 Jahren und ist damit eins der Urgesteine, was Projekt-Managment-Tools angeht. Es ist fokussiert auf einzelne Aufgaben, welche wir in Projekten verwalten können und ist sehr Team orientiert. Die Oberfläche ist auch relativ clean gehalten, obwohl es sehr viele Funktionen hat.
Asana können wir ebenfalls über das Web benutzen, sowie als Programm auf unserem Computer installieren oder als App auf unserem Smartphone. Wir benötigen immer eine aktive Internetverbindung für die Nutzung.
Negatives: Der Einstieg in Asana kann oft sehr überfordern sein, da man viele Funktionen versteckt in irgendwelche Untermenüs sind. Hier bedarf es auf jeden Fall einer Einstiegszeit.
Zudem können wir zwar Aufgaben zu mehreren Projekten gleichzeitig hinzufügen, aber nicht mehrere Aufgaben miteinander verbinden, um bspw. Daten zu verknüpfen.
Es gibt auch nicht so viele verschiedene Spaltentypen, was die Elementerstellung nicht so flexibel macht, wie bei ClickUp oder Monday. Auch wenn du mit externen Personen für einzelne Projekte zusammenarbeiten möchtest, ist die Gäste-Funktion von Asana sehr eingeschränkt, da diese sich nur Sachen anschauen und nicht bearbeiten können. Das geht erst, wenn sie als Mitglied zum Team hinzugefügt werden, was mehr Kosten machen kann.
Positives: Was ich jedoch gut an Asana finde, ist die persönliche Startseite, welche wir individuell anpassen können und so auf einen Blick unsere aktuellen Aufgaben, Projekte, Notizen oder Ziele sehen können. Generell läuft Asana sehr flüssig, auch bei Projekten mit vielen Aufgaben und es bietet sehr viele Integrationen. Generell ist die Oberfläche sehr aufgeräumt, was für den Einstieg vielleicht etwas verwirrend sein kann, aber wenn man sich damit vertraut macht und es im Alltag benutzt, finde ich es sehr angenehm, nicht von den ganzen Funktionen erschlagen zu werden und es grundsätzlich auf das Wesentliche fokussiert ist.
Fazit: Asana ist eins der etabliertesten Tools auf dem Markt und existiert schon 15 Jahre. Asana bietet auch ein gutes kostenloses Abo an, aber die Premium-Abos sind im Vergleich mit den anderen Tools schon etwas teurer und es gibt weniger Optionen.
Bei Asana empfehle ich das Business-Abo für 24,99 € pro Monat, da man erst mit diesem Zugriff auf die Ziele, Portfolio und Zeiterfassung erhält, sowie damit auch die Regel, also Automationen-Funktion richtig nutzen kann.
Monday.com
Monday ist neben Asana eins der etabliertesten Tools in der Branche, erst recht für größere Teams. Es hat ein sehr einfach und übersichtliches Design, wo alles innerhalb von Arbeitsbereiche, Boards und Gruppen organisiert wird, welche man sehr stark individualisieren kann.
Monday ist über das Web nutzbar, sowie über die App für dein Smartphone oder Tablet. Für Mac gibt es auch ein Programm, was aber der Web-Version entspricht. Grundsätzlich funktioniert Monday nur mit einer aktiven Internetverbindung.
Negatives: Das größte Problem bei Monday ist für mich der Preis. Es gibt zwar eine kostenlose Version, welche aber sehr eingeschränkt ist. Man kommt also nicht wirklich drumherum sich ein Abo zu kaufen, was an sich preislich sehr ähnlich liegt wie die anderen größeren Anbieter, aber erst ab 3 Personen buchbar ist. So macht Monday für 1-2 Personen nicht wirklich Sinn, sondern erst ab Teams ab 3 Personen. Wenn man sehr große Projekte hat, wo man auch Boards miteinander verbindet, kann es auch zu Performanceproblemen kommen. Was auch bei Monday besser sein könnte, ist die persönliche Startseite, wo jeder Nutzer seine aktuellen Aufgaben sieht. Diese ist nur sehr eingeschränkt individualisierbar. Auch das Time-Tracking mit Monday ist zwar möglich, aber die Auswertung und Übersicht ist sehr mangelhaft.
Positives: Sehr positiv an Monday neben dem allgemeinen einfach verständlichen Design, ist, dass man sehr gute Automatisierungsmöglichkeiten, Feldtypen und Anpassungsfunktionen hat, sodass man ein Board perfekt für seine individuellen Bedürfnisse anpassen kann. Besonders das Formelfeld ist hier so gut, sowie bei Notion. Auch das man Board übergreifend Aufgaben miteinander verbinden kann und so Daten perfekt verbinden kann, ist sehr vorteilhaft. Das Auswerten von Boards über die Dashboards bietet auch viele Möglichkeiten. Zudem kann man sehr viele Integrationen mit Monday nutzen und sie bieten auch direkte Drittanbieter-Plugins an, welche die Funktionen von Monday noch erweitern können.
Fazit: Monday ist neben Asana eins der größten Projektmanagment-Tools aktuell. Es punktet besonders mit einem sehr schönen Design und trotz vieler verfügbaren Funktionen, ist die Bedienung relativ Anfänger freundlich. Es lohnt sich aber erst ab einem Team für 3 Personen, wo ich das Pro-Abo für 19 € pro Monat und Nutzer empfehle, da man erst mit diesem die wirklich herausstechenden Formel und Dashboard-Funktionen richtig nutzen kann.
Kein Code erforderlich
Verwendbar bis auf Widerruf
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- Nur beim Abschluss eines Jahresabos gültig
- Verwendbar bis auf Widerruf
Trello
Trello von Atlassian basiert grundsätzlich auf dem Kanban-Prinzip, wo alle Aufgaben als Karten dargestellt werden, was eine sehr visuelle Methode ist. Hier können wir per Drag-And-Drop die Aufgaben in Liste in unseren Boards verschieben.
Trello können wir über die Webseite am PC nutzen oder als App über unser Smartphone oder Tablet. Für die Nutzung benötigen wir eine aktive Internetverbindung.
Negatives: Komplexe große Projekte können mit der Kanban-Ansicht aber auch schnell unübersichtlich werden und dann ist ein Premium-Abo, um die anderen Ansichten freizuschalten sehr wichtig. Zudem gibt es Funktionen wie das Zeiterfassen nicht und so wie bei Notion auch, haben wir hier keine integrierten Funktionen zum Auswerten der Projekte anhand der Aufgabendaten. Generell ist es nicht für sehr komplexe Aufgaben geeignet.
Positives: Positiv kann man sagen, dass Trello ein relativ gutes kostenloses Abo, wenn du mit der Kanban-Ansicht klarkommst. Der Einstieg ist hier auch relativ intuitiv, da die Funktionen auch übersichtlich für jede Aufgabe in irrere Karte einsehbar sind.
Fazit: Trello ist für den Einstieg alleine oder mit einem kleinen Team sehr praktisch, wo das kostenlose Abo auch oft schon ausreicht. Die Premium-Abos sind preislich neben Notion die günstigsten Abos, wo das teuerste Abo nur 10 $ pro Monat und Nutzer kostet.
Fazit
Doch welches ist jetzt das beste Tool?
Das kommt primär darauf an, welche Funktionen für dich am wichtigsten sind und wie viel du bereit bist dafür zu bezahlen.
Grundsätzlich ist gut zu wissen, dass vom Aufbau Monday, Asana, Trello und ClickUp sehr ähnlich sind, wo man immer eine Art Arbeitsbereich, Gruppen, Projekte und darin die Aufgaben hat. Dort hat man auch Funktionen wie Automatisierungen und Integrationen, sowie abgesehen von Trello auch Auswertungsfunktionen über Berichte oder Dashboards.
Notion hat hingegen eine Seiten-Struktur, was für Texte oder Dokumente vorteilhaft ist, wo man aber keine Automatisierungen oder Auswertungen hat. Zudem steht hier nicht zwangsweise die Datenbank im Vordergrund, was es flexibler für Texte machen kann.
Als kostenloses Tool kann ich dir besonders Notion und ClickUp empfehlen, welche beide ein sehr umfangreiches kostenloses Abo anbieten und auch gut für deine private Planung und Organisierung geeignet sind. Wenn dir die Kanban-Ansicht zusagt und du es einfach halten willst, kann Trello auch ein gutes kostenloses Tool sein.
Wenn du größere Projekte verwalten und auswerten möchtest, ist Asana, ClickUp oder Monday die bessere Wahl. Hier ist ClickUp noch die günstigste Möglichkeit, aber dafür das unausgereifteste Tool aktuell.
Für größere Teams empfehle ich Monday.com, da die Oberfläche sehr intuitiv aufgebaut ist und es meiner Meinung am weitesten entwickelt ist, was Automatisierungen, Formularfelder und Verbindungen zwischen mehreren Boards angeht. Auch die Auswertungsmöglichkeiten sind hier vielfältig und stark individualisierbar. Neben Monday ist auch Asana hier eine gute Alternative, welche ebenfalls von der Performance sehr gut für große Teams funktioniert, aber in den Abos nochmal ein Stück teurer als Monday ist. Hier hast du aber im Vergleich zu Monday eine schönere individuelle Startseite für jeden Nutzer.
Generell muss ich aber sagen, dass ich die Zeiterfassung in allen fünf Tools aktuell nicht ausgereift genug finde. Falls dir das sehr wichtig ist, kann ich dir awork als zusätzliches Tool empfehlen, was genau darauf optimiert ist. Dazu findest du auch ein Tutorial hier.
Falls du dir immer noch nicht ganz sicher bist, welches Tool für dich am besten ist, kann ich dir nur abschließend dazu raten, einfach paar der Tools auszuprobieren. Meistens merkt man dann im Einrichtungsprozess, welches Tool am besten die Funktionen hat, welche man nutzen möchte. Du kannst sie alle über die verlinkten Namen in diesem Vergleich kostenlos testen und dir ein eigenes Bild machen. Falls du noch irgendwelche bestimmte Fragen hast, kannst du diese gerne in den Kommentaren stellen und bedenke, dieser Vergleich wurde im August 2023 erstellt und mit der Zeit können sich die Konditionen und Funktionen der Tools verändert haben.
