Organisiere und behalte den Überblick über Projekte, Aufgaben und die Kommunikation von deinem Team an einem Ort. Wie du das mit Stackfield machen kannst, was du alles zum Einstieg darüber wissen musst und was mein persönliches Fazit nach einem ausgiebigen Test ist, erkläre ich dir ausführlich in diesem Tutorial.
Funktionen & Preis
Stackfield ist ein deutsches All-in-One Projektmanagement Tool für dein Team, wo du Projekte, Aufgaben und Chats an einem Ort verwalten und analysieren kannst. Das Ganze funktioniert über die Webseite oder das Programm am Computer oder als App auf deinem Smartphone und Tablet. Neben Aufgaben, welche wir in Räumen mit anderen Teammitgliedern verwalten können, haben wir auch Funktionen wie Zeiterfassung, Whiteboards, Textdokument-Erstellung, Video- und Sprachanrufe, Dateiverwaltung und Berichte.
Doch wie sieht es preislich aus? Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Abos, welche pro Nutzer und Monat abgerechnet werden. Zudem gibt es jedes Abo erst ab fünf Nutzern. Das günstigste Abo ist das Business-Abo für 13,20 € pro Nutzer und Monat. Hier erhältst du Zugriff auf die wesentlichen Grundfunktionen wie Projekte, Aufgaben, Umfragen, 1:1 Video- und Audioanrufe und Co. Das ist ideal für kleine Teams. Mit dem Premium-Abo für 19,20 € pro Monat und Nutzer erhalten wir alles aus dem Business-Abo plus einen Papierkorb, wo wir gelöschte Sachen für 30 Tage kostenlos wieder zurückholen können. Wir haben hier auch die Möglichkeit, E-Mails in unser Stackfield weiterzuleiten und erhalten Zugriff auf die Whiteboard- und Projektportfolio-Funktionen. Damit können wir auch unbegrenzt viele externe Personen für einzelne Projekte hinzufügen, auf die Konferenzfunktion zugreifen, also Gruppenvideo- und Sprachanrufe direkt über Stackfield machen und detaillierte Nutzerprofile. Mit dem Enterprise-Abo für 28,80 € pro Monat und Nutzer, erhalten wir noch weitere Administratorische Funktionen, welche für große Firmen oft praktisch sein können. Alle Abos sind auch als Jahresabo verfügbar, welches 17 % günstiger im Vergleich zum unverbindlichen Monatsabo ist. Bezahlt werden kann mit Kredit- oder Debitkarte, sowie Lastschrift und beim Jahresabo auch auf Rechnung.
Du kannst das Premium-Abo über diesen Link* auch bedingungslos für 14 Tage kostenlos testen, falls du es zunächst ausprobieren möchtest, bevor du ein kostenpflichtiges Abo abschließt.
Account erstellen
Um Stackfield nutzen zu können, müssen wir als Erstes einen Account erstellen. Das geht direkt über diesen Link*, wo wir dann unseren Namen und E-Mail-Adresse angeben müssen. Die E-Mail-Adresse müssen wir auch bestätigen und dann müssen wir unser Team benennen, was in den meisten Fällen der Unternehmensname ist, für welchen wir Stackfield dann nutzen. Wir erstellen auch direkt unser erstes Projekt, in dem wir diesem einen Namen geben. Ich nutze Stackfield jetzt bspw. für die Planung meiner Videoproduktion. Jetzt können wir direkt noch weitere Personen zu unserem Team einladen, das geht später aber auch immer noch einfach. Im letzten Schritt legen wir dann noch ein Passwort fest. Mit diesem und unserer E-Mail-Adresse melden wir uns dann immer mit unserem Account an. Damit ist unser Account jetzt erstellt und wir befinden uns direkt in unserem gerade erstellten Projekt. Über die Webseite oder App können wir uns dann immer erneut in unserem Account anmelden.
Oberfläche & Meine Woche
Bevor wir uns gleich die Projekte, Aufgaben und Nachrichten im Detail anschauen, gebe ich dir erst mal einen kurzen Überblick, wie die Anwendung aufgebaut ist, damit du dich direkt zurechtfindest. Generell haben wir auf der linken Seite ein Menü, welches wir immer anzeigen können. Über die Pfeile am unteren Rand können wir es auch ausblenden, aber über das Burger-Menü auch immer wieder anzeigen.
Ganz oben steht unseren Unternehmensnamen, welchen wir gerade beim Erstellen festgelegt haben. Darüber können wir alles, was benutzerübergreifend in unserem Unternehmensaccount ist, einstellen. Sowie Mitglieder, Module und Integrationen verwalten. Auf diese Optionen haben nur Administratoren in unserem Account Zugriff. Normale Nutzer können hier auch ihr Profil bearbeiten und einen Status festlegen. Die gleichen Optionen finden wir auch, wenn wir auf unseren Namen am unteren Rand klicken. Dort sehen wir auch direkt unseren Status als Farbkreis neben unserem Profilbild. Hier finden wir auch den Live-Chat & Support, wo wir direkten Kontakt zu Stackfield aufbauen können, falls wir Probleme mit der Plattform haben und können uns abmelden.
Im linken Menü sehen wir dann auch immer direkt alle Räume, an welchen wir teilnehmen, und alle Chats. Die Räume können wir auch nach verschiedenen Kriterien sortieren. Über den Chats haben wir dann auch noch “Meine Woche”. Das ist deine persönliche Startseite, wo du auf einen Blick alle Aufgaben mit Status siehst, welche dir aktuell zugeteilt sind, sowie anstehende Termine und Kommentare bei welchen du markiert wurdest. Falls die Aufgaben Fälligkeiten haben, sehen wir diese auch im Kalender.
Über das große Plus im linken Menü können wir dann auch direkt neue Aufgaben, Räume & co. erstellen und über die Suche alles durchsuchen, worauf wir Zugriff in unserem Account haben.
Mitglieder & Profil verwalten
Was jetzt natürlich wichtig ist, dass wir alle unsere Team-Mitglieder zu unserem Stackfield-Account hinzufügen. Das geht direkt über unser Profil am unteren linken Rand. Dort sehen wir eine Liste mit allen bereits beigetretenen Mitgliedern, aber können auch direkt neue Mitglieder per E-Mail-Adresse oder Link einladen. Hier müssen wir auch eine Rolle für die eingeladenen Mitglieder auswählen. Rollen sind Gruppen für Berechtigungen, so können wir unterschiedlichen Personen andere Berechtigungen in unserem Stackfield-Account geben. So können wir als Administrator alles verwalten, aber bspw. Mitglieder nur auf bestimmte Funktionen zugreifen. Hier gibt es schon sehr praktische, voreingestellte Rollen, die für einfache Teamstrukturen ausreichen sollten. Sonst können wir über die Einstellungen auch eigene Rollen erstellen, wo wir zu jeder Rolle im Detail angeben können, was diese machen dürfen und was nicht. Hier legen wir bspw. auch fest, wer neue Mitglieder einladen darf und wir können bspw. inaktive Gäste auch automatisch deaktivieren lassen.
In der Mitglieder-Übersicht können wir alle Personen auch nach ihren Kategorien filtern oder oben direkt nach einer bestimmten Person suchen. Wir sehen auch, wann diese Person das letzte Mal aktiv war und bei wie vielen Räumen diese aktuell teilnimmt, können ihre Rolle ändern oder sie komplett entfernen. Wenn ein Mitglied eine Einladung erhält, muss diese ein eigenes Passwort für sich festlegen und ggf. 2-Faktor-Authentifizierung einrichten, falls wir das in unserem Stackfield-Account als Voraussetzung festgelegt haben. Dazu rate ich auf jeden Fall, um unseren Account besser zu schützen.
Jeder Nutzer in unserem Stackfield-Account kann jetzt auch noch Einstellungen zu seinem eigenen Benutzerprofil machen. Das ist praktisch, um die Erfahrung für sich selbst anzupassen und festzulegen, wie andere Mitglieder einen sehen. Das geht direkt über unser Profil am unteren linken Rand. Dort können wir ein Profilbild hochladen, sowie unseren Namen ändern und die Akzentfarbe von Stackfield für uns selbst anpassen. Auch unsere Log-in-Informationen können wir erneut ändern und die Anwendungssprache, Zeit und Datumsformate festlegen. Unter Details können wir noch weitere Informationen zu unserer Rolle im Unternehmen angeben, was sehr praktisch ist, wenn man oft wechselnde Kollegen hat und direkt weiß, wer wofür verantwortlich ist. Neben unserem Profil können wir auch festlegen, worüber wir benachrichtigt werden wollen per E-Mail, App-Benachrichtigung und co.. Über die drei Punkte ganz oben können wir auch unser Profil komplett löschen und alle personenbezogenen Daten, welche Stackfield über uns gesammelt hat, herunterladen.
Räume erstellen & verwalten
Der Kern von Stackfield sind die Räume, in welchen wir Aufgaben, Kommunikation, Dateien, Zeitpläne und Co. sammeln können. Wir sehen am linken Rand im Menü alle Räume, von welchen wir Teil sind. Falls wir die Berechtigung haben, können wir über das Plus einen neuen Raum erstellen, in dem wir ihm einen Namen geben. Jeden Raum können wir auch als Vorlage speichern, um diesen als Vorlage für einen neuen Raum nutzen zu können. Hier gibt es auch schon einige Vorlagen von Stackfield selbst, welche wir direkt nutzen können.
Ich wähle hier die Content-Planung als Vorlage aus, da ich den Raum für die Produktion meiner YouTube-Videos nutzen möchte. Im nächsten Schritt legen wir den Raum-Typ fest. Hier haben wir geschlossene Räume, wo nur speziell eingeladene Mitglieder den Raum sehen und nutzen können. Dann gibt es globale Räume, auf welche alle unsere Mitglieder im Account zugreifen können. Als Letztes gibt es dann noch die Projekträume, wo wir einen zeitlichen Rahmen festlegen und auch einen Projektstatus haben.
Ich erstelle jetzt einen Projektraum, da er nur für eine bestimmte Zeit benötigt wird. Ist der Raum erstellt, befinden wir uns direkt im “Kommunikation”-Bereich, wo wir Nachrichten mit anderen Personen aus dem Raum austauschen können und im Verlauf auch sehen, wenn Dinge im Raum erstellt oder verändert werden. Im Raum können wir dann am oberen Rand in verschiedene Bereiche wechseln. Welche Bereiche du hier siehst, können je nach Raum unterschiedlich sein. Über das Plus kann man nämlich die Module für einen Raum festlegen und benennen. Das sind diese Menüpunkte hier. Die einzelnen Bereiche schauen wir uns in den nächsten Kapiteln noch genauer an.
Bei Projekträumen können wir auch einen Projektstatus festlegen. Den sehen wir direkt neben dem Namen und können diesen ändern. Für das Projekt können wir auch allgemein einen Zeitraum festlegen, sowie Budgets, den verantwortlichen Manager, was automatisch der Ersteller ist und eine Priorität. In der Projektübersicht sehen wir dann auch, wie viele der Aufgaben noch offen sind und wie viel Kapazität über die Zeiterfassung schon für das Projekt draufgegangen ist. Über den Raumnamen können wir noch mehr Einstellungen aufrufen, wo wir eine Farbe, Beschreibung und Namen festlegen können. So wie alle Mitglieder, Module und Integrationen für den Raum einstellen.
Über den Namen des Raums können wir auch festlegen, worüber wir in diesem Raum benachrichtigt werden wollen, können alle Daten aus dem Raum exportieren, den Raum verschieben, verlassen, löschen oder archivieren, sowie in eine andere Stackfield Organisation übertragen. Speichern wir ihn als Favorit, sehen wir ihn in einem eigenen Bereich am linken Rand.
Aufgaben, Zeitplan & Kalender
In einem Raum können wir jetzt einen eigenen Aufgaben-Bereich haben. Dort können wir für unser Projekt einfach Aufgaben durch Eingeben eines Namens erstellen und diese dann Personen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum und Status festlegen, sowie individuelle Labels hinzufügen. Über “Mehr” können wir auch noch weitere Feld-Optionen hinzufügen, wie Zeiterfassung, Abhängigkeiten und eine Beschreibung. Jede Aufgabe können wir anklicken, um alle Details in einem separaten Fenster zu sehen, wo wir diese Benachrichtigungen aktivieren, kommentieren und einiges mehr machen können. In der Aufgabenübersicht können wir auch zu einer Kanban-Ansicht wechseln und die Ansicht filtern und diese Filterungen speichern. So haben wir die Möglichkeit bspw. nur Aufgaben anzuzeigen, denen wir zugeordnet sind, und das als Ansicht für uns zu speichern. Wir haben auch eine eigene Suche am oberen linken Rand, nur für die Aufgaben in diesem Raum.
Neben den Aufgaben gibt es auch ein Kalender- und Zeitplan-Modul in Räumen. Im Zeitplan sehen wir alle Aufgaben, falls diese ein Fälligkeit- und Startdatum haben, und können hier auch Meilensteine hinzufügen, um den Fortschritt des Projekts nicht zu verlieren. Aufgaben ohne Datum können wir hier auch anzeigen lassen, um diese dann einplanen zu können. Alles können wir per Drag-and-drop zeitlich verschieben und Abhängigkeiten über die Punkte herstellen. Am oberen Rand können wir auch eine automatische Planung aktivieren, womit sich voneinander abhängige Elemente automatisch anpassen, wenn eins verschoben wird, und wir können uns auch kritische Pfade anschauen.
Im Kalender sehen wir auch alle Aufgaben und können Termine erstellen, für bspw. Konferenzen. Diese schauen wir uns später noch im Detail an. Sonst bietet der Kalender eine praktische Wochen- und Monatsansicht, wo wir alle anstehenden Aufgaben und Termine auch in einer Liste sehen können. Auch für den Kalender können wir gefilterte Ansichten speichern.
Seiten, Whiteboards & Dateien
In Räumen können wir auch Dokumente, Whiteboards und Dateien speichern.
Unter Seiten können wir Textdokumente erstellen. Jedem Text geben wir eine Überschrift und können dann einen Text einfügen, wo wir am oberen Rand auch die gängigsten Formatierungsoptionen haben. Auch Links, Bilder, Tabellen und Listen können wir hier hinzufügen. Die Texte sehen wir hier dann alle in der Übersicht und können diese auch an Personen in unserem Stackfield direkt senden, einen Status für den Text festlegen, sowie ihn in einem eigenen Bereich kommentieren. Über die drei Punkte können wir ihn auch löschen, archivieren, verschieben oder kopieren. Sowie direkt einen Link zum Text kopieren oder ihn als Vorlage speichern, um diesen direkt für neue Texte immer erneut verwenden zu können. Texte können wir auch ausdrucken, zu Favoriten hinzufügen und wenn wir etwas am Text verändern, diesen als neue Version speichern.
Zum Brainstormen können wir auch super die Whiteboards verwenden. Das ist einfach eine leere Fläche, auf welcher wir frei Texte, Notizblätter, Bilder, Formen und Links bspw. hinzufügen und sammeln können. Wie bei Texten auch können wir jedem Whiteboard einen Namen geben, einen Status festlegen, es als Vorlage speichern oder als Bilddatei exportieren.
Schließlich können wir auch Dateien in Räumen oder Chats hochladen, wo wir diese einfach über das Plus von unserem Computer hochladen können und diesem einen Namen, Raum und Nachricht geben können. Neben lokalen Dateien können wir hier auch unsere Cloudspeicherplätze verbinden, um die Dateien einfach nur zu verlinken, damit nicht unser Stackfield-Speicherplatz dafür benutzt wird. Falls wir viele Dateien haben, lohnt es sich auch Ordner zu erstellen und diese darin dann zu sortieren. Bei jeder Datei sehen wir neben dem Namen auch die Größe, Dateityp, wer es hochgeladen hat und wann. Klicken wir sie an, können wir sie kommentieren, herunterladen oder teilen. Über die Glocke können wir uns auch über neue Kommentare zur Datei informieren lassen und über die drei Punkte können wir sie löschen, archivieren, kopieren, verschieben und öffentlich freigeben. So können dann auch Personen ohne Stackfield-Account über den Link die Datei sehen und herunterladen.
Direkte Nachrichten (Chats)
Neben Räumen können wir auch normal mit anderen Personen chatten, was über die direkten Nachrichten geht. Hier sehen wir am linken Rand direkt alle unsere letzten Chats oder können einen neuen starten, indem wir auf das Plus klicken. Im Chat können wir ganz normale Textnachrichten senden, wo wir auch auf gängige Stiloptionen zugreifen, Emojis, Sticker und GIFs verwenden und über das @-Zeichen auch andere Personen aus dem Team erwähnen können. Über das Plus können wir auch direkt Dateien schicken, wo wir alle bereits gesendeten Dateien oben in einem eigenen Menüpunkt aufrufen können. Bei jeder Nachricht sehen wir auch die Uhrzeit und wenn wir mit der Maus über sie fahren, können wir direkt auf die Nachricht antworten, Reaktionen hinzufügen oder über die drei Punkte die Nachricht als Favorit speichern, kopieren oder eine Erinnerung hinzufügen. Am oberen rechten Rand können wir die Person auch per Audio oder Video anrufen und unseren Bildschirm teilen. Rechts daneben sehen wir das Profil der Person und erkennen am Punkt, ob diese gerade verfügbar ist. Über das Zahnrad können wir auch den kompletten Chat als Favorit speichern, verlassen oder stummschalten. Alle favorisierten Nachrichten finden wir links im Menü unter einem eigenen Punkt. Neben Chats mit einzelnen Personen können wir über das Plus auch Gruppenchats erstellen, welchen wir einen Namen geben. Den Namen können wir über die Einstellungen auch erneut ändern sowie alle Gruppenmitglieder verwalten. Sonst haben wir hier die gleichen Funktionen wie bei einem normalen Chat. So funktioniert übrigens auch der Kommunikationsbereich in einem Raum. Dort haben wir nur über das Plus noch weitere Möglichkeiten, Aufgaben, Seiten, Diskussionen, Whiteboards und Termine hinzuzufügen als nur lokale Dateien.
Konferenzen (Video- & Sprachanrufe)
Wir können über Termine im Kalender, Chats oder unabhängig über das Plus im linken Menü Konferenzen starten, einfacher gesagt Video- und Sprachanrufe.
Starten wir einen Audioanruf, erhalten wir ein kleines Fenster, wo wir alle Personen sehen, die gerade angerufen werden, und wenn diese den Anruf angenommen haben. Falls du es das erste Mal im Browser verwendest, musst du auch oft erst eine Freigabe für dein Mikrofon geben. Im Anruffenster sehen wir dann auch, wie lange der Anruf schon geht, und können diese über den roten Hörer verlassen. Am unteren Rand können wir auch unser Mikrofon, Kamera und Bildschirmaufnahme aktivieren oder deaktivieren. Über die drei Punkte können wir dann auch festlegen, welche Kamera, Mikrofon und Lautsprecher von uns für den Anruf genutzt werden. In unseren Profileinstellungen können wir auch standardmäßig festlegen, welche Geräte genutzt werden sollen. Haben wir eine Kamera an, können wir auch einen Hintergrund hinzufügen oder diesen unscharf machen. Generell können wir auch in einen Vollbildmodus wechseln, was für einen Videoanruf sehr praktisch ist. Wir können auch einen Chat nur zur Konferenz öffnen und Emojis als Reaktion hinzufügen, falls gerade jemand anderes spricht. Schließlich können wir auch einen öffentlichen Link zur Konferenz teilen, sodass jeder dem Anruf beitreten kann, auch wenn er nicht in unserem Stackfield-Account ist. Wurde die Konferenz beendet, sehen wir den Anruf auch im Verlauf mit seiner Länge und Zeitpunkt.
Berichte, Projektportfolios & Co.
Neben den einzelnen Räumen finden wir im linken Menü auch noch die Berichte. Dort können wir accountübergreifend alle Diskussionen, Aufgaben, Seiten, Whiteboards, Dateien und Zeiterfassungen sehen, sowie einen Kalender und Zeitplan mit allen Aufgaben. So können wir den Überblick über alles behalten, was in unseren Räumen passiert. Hier können wir wie in den Räumen auch Filter hinzufügen und diese als Ansichten speichern, um immer wieder darauf zugreifen zu können.
Unter Projektportfolios erhalten wir alle Projekträume aufgelistet und sehen auf einen Blick ihren aktuellen Status, Fortschritt, Zeitraum und Manager. Die Ansicht ist praktisch, wenn du deine Projekträume, sortieren und ausmisten willst. Auch hier können wir wieder Ansichten erstellen, wo wir bspw. abgeschlossene Projekte ausblenden können. Wir haben auch einen Zeitplan, wo wir auf Projektebene die Zeiträume sehen.
Jetzt finden wir im linken Menü noch einen Bereich mit allen letzten Aktivitäten. Dort haben wir einen Verlauf, was alles in unserem Stackfield-Account bearbeitet wurde, was sehr praktisch ist, falls wir etwas nachvollziehen möchten. Schließlich finden wir auch alle archivierten und gelöschten Inhalte hier, falls wir die Funktionen in unserem Unternehmen aktiviert haben. Dort können wir dann Elemente wiederherstellen.
Unternehmen verwalten
Bist du Administrator in eurem Stackfield-Account, kannst du auch allgemeine Einstellungen zu eurem Stackfield-Account machen, welche alle Benutzer betreffen können. Die finden wir im linken Menü ganz oben über dem Namen. Dort können wir nachträglich unseren Unternehmensnamen ändern, sowie festlegen, ob Mitglieder auch über eine Domain direkt beitreten können. Das ist praktisch, wenn alle User bspw. schon eine Unternehmens-E-Mail-Adresse haben. Des Weiteren können wir sagen, ob in Chats Lesebestätigungen angezeigt und zu welchen Räumen neue Teammitglieder automatisch hinzugefügt werden. Da ist ein Willkommensraum, wo sie eine Einführung finden, oft sehr praktisch. Jetzt können wir auch noch Einstellungen zu Datenschutz-Angelegenheiten machen, zu Benachrichtigungen und ob “Meine Woche” für jeden als Funktion verfügbar sein soll. Gelöschte Daten können auch 30 Tage in einem Papierkorb aufgehoben werden und ein individuelles Logo kann hochgeladen werden.
Unter “Module” sehen wir alle Funktionen von Stackfield und können diese über den Schieberegler für unser komplettes Unternehmen deaktivieren oder wieder aktivieren. Das ist praktisch, falls gezielt bestimmte Funktionen nicht genutzt werden sollen, bspw. wenn du den Chat über ein anderes Tool nutzt. Ähnlich wie bei den “Modulen” haben wir auch unter “Integration” die Möglichkeit, Drittanbieter zu aktivieren oder deaktivieren. Hier kannst du einfach die auswählen, welche du auch in deinem Unternehmen nutzt.
Unser Stackfield-Abo können wir dann unter Bezahlung verwalten, wo wir auch unsere Konditionen ändern können und alle unsere bisherigen Rechnungen einsehen. Auch unsere Zahlungsmethode können wir hier ändern. Als letzten Punkt in den Einstellungen haben wir auch Statistiken, wo wir unseren verwendeten Speicherplatz sehen und wie viele Nachrichten & Co. bereits verschickt wurden. Das kann praktisch sein für die nächste Firmenfeier.
Fazit
Doch ist Stackfield jetzt das passende Projektmanagement-Tool für dich? Das kommt ganz darauf an, wofür du es genau benötigst. Für die zeitliche Planung von Projekten, die Kommunikation im Team per Chat und Videoanruf finde ich hier sehr gelungen. Auch die individuelle Startseite und dass die ganze Anwendung nicht überladen an Funktionen ist, machen es für Einsteiger besonders gut. Jedoch fehlen mir auch einige Funktionen wie Formel-Felder, Automatisierungen und individuellere Auswertungen von Aufgaben und Projekten. Generell kann man nicht so viel individualisieren wie bei anderen Projektmanagement-Tools wie ClickUp, Monday oder Asana. Preislich ist es minimal teurer als die meisten anderen Tools, hat dafür aber auch alles gehostet in Deutschland. Für Teams unter fünf Personen ist es generell nicht zu empfehlen, da die Abos erst ab fünf Personen beginnen und es gibt auch keine kostenlose Version. Falls du wissen willst, was die Vor- und Nachteile der bekanntesten Projektmanagement-Tools sind, habe ich dir auch einen Vergleich hier erstellt:
Probiere Stackfield jetzt kostenlos über diesen Link* aus. Für mehr Tutorials zu anderen Projektmanagement-Tools wie Monday, ClickUp & Co. kannst du gerne auf meinem YouTube-Kanal vorbeischauen. Bis zum nächsten Mal.
