Organisiere deine Projekte, Aufgaben und Zeiten für das ganze Team an einem Ort. Wie du das mit awork machen kannst und was du sonst noch alles zum Einstieg wissen solltest, erkläre ich dir ausführlich in diesem Tutorial.
Als Erstes gebe ich dir einen Überblick, was du mit awork machen kannst und wie es preislich aussieht. Anschließend erstellen wir gemeinsam einen Account und ich zeige dir im Detail, wie man Projekte, Kunden und Aufgaben erstellen und verwalten kann. Danach gehen wir noch ausführlich auf die Time-Tracking und Auswertungen ein, wo wir uns den besonderen Planer auch im Detail anschauen. Zum Schluss werfen wir noch einen Blick auf die Automatisierungen, Integrationen und Einstellungen.
Überblick & Preis
Mit awork kannst du einfach über die Webseite oder App deine Projekte und Resourcen planen. Dafür kannst du in awork Kunden, Projekte und Aufgaben anlegen und dafür Zeiten für dich und deine Teammitglieder einteilen und auch tracken. Diesen Workload kannst du auch in einem praktischen Planer koordinieren und alles Relevante für dich in einem Dashboard im Überblick behalten. Unsere Zeiten können wir mit awork auch Auswerten lassen und viele weitere Funktionen wie Automatisierungen, Aufgaben aus E-Mails erstellen und uns mit unserem Kalender, Slack oder Teams verbinden.
Doch wie sieht es preislich aus?
Grundsätzlich gibt es drei Abos bei awork. Einmal das Team-Abo für 10 € pro Monat pro Nutzer, womit du so viele Projekte wie du willst erstellen kannst und auch Zugriff auf den Planer, Zeiterfasssung, Vorlagen, mobile App und einige Intergationen hast. Mit dem Business-Abo für 15 € pro Monat pro Nutzer, erhälst du zusätzlich Zugriff auf Team-Strukturen, die Workload-Übersicht deines Teams, private Projekte, Autopilto, Telefon-Support und Persio-Integration. Das ist für größere Teams ideal. Als drittes gibt es dann noch das Enterprise-Abo für 22 € pro Monat pro Nutzer. Hier erhalten wir zusätzlich eine eigenen awork URL, eine Single-Sign-On oder SCIM Funktion, besseren Support und die Möglichkeit dein Abo per Rechnung zu bezahlen, sowie Projekte wiederherstellen. Als Team- oder Business-Nutzer kannst du dein Abo per Kreditkarte oder SEPA Lastschrift bezahlen.
Alle Abos haben eine Standardlaufzeit von 1 Jahr. Diese kannst du auch auf 2-Jahre umstellen, womit du pro Monat pro Nutzer ein paar Euro sparst. Da Team-Abo gibt es auch als unverbindliches Monatsabo, wo du 2 € mehr im Monat zahlst. Sollte dein Team wachsen, kannst du auch während deiner Laufzeit weitere Benutzer hinzufügen.
Alles, was ich dir in diesem Tutorial zeige, ist mit dem Business-Abo möglich. Es gibt keine kostenlose Version von awork mehr, aber du kannst das Premium-Abo 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, wie das geht, zeige ich dir jetzt.
Kein Code erforderlich
Verwendbar bis auf Widerruf
Du bist selbständig, Mitarbeiter oder Unternehmer? Oder willst du den Überblick über deinen Projekten nicht verlieren? Dann ist awork etwas für dich. Die Abos des Aufgaben-Management awork kannst du 14-Tage unverbindlich kostenlos.
- Verwendbar bis auf Widerruf
Account erstellen
Um awork nutzen zu können, müssen wir uns einen Account erstellen, was direkt über diesen Link* geht. Hier können wir das Premium-Abo direkt kostenlos und unverbindlich 14-Tage kostenlos testen. Dafür müssen wir uns mit einer E-Mail-Adresse, Google oder Apple-Account registrieren, wo wir ggf. auch ein Passwort für unseren Account festlegen müssen und die AGBs akzeptieren. Im nächsten Schritt müssen wir noch unsere Vornamen angeben, mit welchem uns awork zukünftig anspricht und auch für Teammitglieder sichtbar sein wird. Hier können wir auch direkt einen Darkmode für awork aktivieren, falls und das helle Design nicht gefällt. Jetzt können wir unserem Workspace einen Namen geben, was die oberste Hierarchie in Awork ist. Also in den meisten Fällen ist hier der Unternehmensnamen ideal, für welches du das awork verwendest. Wenn du es nur für ein einzelnes Projekt nutzt, kannst du das hier auch danach benenne. Nun müssen wir noch unsere Branche, Personenanzahl und Gründe für die Nutzung von Awork angeben, damit sie unser Workspace erstmalig einrichten können. Egal was wir hier angeben, können wir später auf alle Funktionen zugreifen. Als letzten Schritt erstellen wir hier jetzt unser erstes Projekt in awork. Dort können wir direkt eine Vorlage auswählen oder ein leeres Projekt anlegen, in dem wir seinen Namen angeben. Später noch mehr zu den Projekten.
Jetzt befinden wir uns direkt in awork und können uns zukünftig immer über die Webseite* oder App mit unserem Account in unser awork Workspace anmelden und darauf zugreifen.
Oberfläche (Dashboard)
Haben wir erfolgreich einen Account erstellt, befinden wir uns direkt auf unserem Dashboard. Das ist auch immer die Startseite, welche wir sehen, wenn wir uns zukünftig in unseren Account einloggen. Auf dieser Startseite können wir unsere heutige Arbeitszeit sehen, aktuelle Aufgaben die uns betreffen, Projekte und vieles mehr. Was wir hier genau sehen, können wir am unteren Rand auch selbst komplett einstellen. Hier können wir jedes Element auf unserem Dashboard entfernen, bearbeiten oder verschieben. Über das Plus am unteren Rand können wir dann auch weitere Elementen hinzufügen, wo wir bspw. auch Notizen, ein Zeitauswertung-Diagramm, Aktivitäten, Projektfortschritte, Abwesenheiten und Geburtstage anzeigen lassen können. Damit können wir unser Dashboard optimal für unsere Bedürfnisse individualisieren.
Ich benutze hier auch den Standard-Aufbau, den awork am Anfang einstellt hat, sodass ich links auf einen Blick sehen, wie viel Zeit ich heute schon gearbeitet habe und darunter auch direkt an welchen Aufgaben. Hier habe ich mir auch noch eine extra Zeitauswertung drunter gepackt, wo ich sehe, wie viel Zeit ich monatlich mit awork getrackt habe. Daneben, habe ich dann meine Projekte in persönliche und berufliche unterteilt und darunter jeweils die aktuellen Aufgaben aus den Projekten. So seh ich auf einen Blick, was alles relevant für mich ist und kann direkt tiefer in jedes Projekt einsteigen.
Was wir nicht individualisieren können, ist das Menü am oberen Rand. Hier können wir ganz rechts unser Profil verwalten, wo wir auch die Oberflächensprache von awork für uns einstellen können und bspw. in einen Dunkelmodus wechseln. Neben unserem Profilbild können wir auch unsere aktuellen Benachrichtigungen aufrufen und Nachrichten, falls wir in Kommentaren bei Aufgaben erwähnt wurden. Über den Pfeil können wir neue Aufgaben, Kunden, Projekte, Zeiterfassungen und Co. erstellen, sowie nach etwas in unserem kompletten awork suchen. Quasi eine Taste für alles, welche wir auch immer durch Klicken auf "F" bei unserer Tastatur direkt aufrufen können. Klicken wir auf den Namen vom Dashboard, können wir auch schnell zu unserem Profil, Teammitgliedern und Einstellungen wechseln. Jetzt können wir am linken Rand noch ein komplexeres Menü öffnen, wo wir direkt zu unserer Projekt-, Aufgaben- und Zeiten-Übersicht wechseln können. Hier können wir auch direkt nach einem Projekt suchen und sehen einige unserer aktiven Projekte direkt hier. Dort haben wir auch unserem Team und individuellen Planer, sowie die Zeitauswertungen. Am unteren Rand kommen wir dann auch noch zu den Einstellungen und dem Hilfebereich. Rechts am unteren Rand, können wir auch immer direkt eine Zeiterfassung starten und diese dann einer Aufgabe, Tätigkeit und Co. zuordnen.
Haben wir uns in der App angemeldet, haben wir kein Dashboard. Hier sehen wir direkt unsere Aufgabenübersicht und können am unteren Rand auch zu unseren Projekten, Zeiten und Benachrichtigungen wechseln. Dort haben wir auch die Suche und über das Plus im jeweiligen Bereich, können wir ein neues Element erstellen. Am oberen Rand können wir rechts auch unser Profil verwalten.
Kunden & Projekte verwalten
In awork haben wir jetzt 4 unterschiedliche Elemente. Einmal die Kunden, Projekte und Aufgaben, welche genau in dieser Hierarchie aufgebaut sind und dann noch unsere getrackten Zeitabschnitte als Elemente. Diese schauen wir uns jetzt alle mal genauer an.
Beginnen wir ganz vorne bei den Kunden. Diese können wir über die Einstellungen am unteren linken Rand verwalten, wo wir über das Plus auch einen neuen Kunden erstellen können. Hier können wir neben dem Namen auch eine Branche und individuelle Kategorien hinzufügen. Zusätzlich können wir auch ein Logo hochladen, was später auch bei Projekten, welche wir mit den Kunden verknüpft haben, angezeigt werden. Haben wir einen Kunden erstellt, können wir ihn hier in der Liste auch bearbeiten, wo wir auch Kontaktinfos zu dem Kunden hinterlegen können. Über die drei Punkte können wir einen Kunden auch wieder löschen.
Schauen wir uns jetzt die Projekte an. Innerhalb eines Projektes können wir dann Aufgaben erstellen, mit welchen wir die meiste Zeit arbeiten. Ein neues Projekt können wir über den Erstellen-Button am oberen rechten Rand erstellen. Nachdem wir einen Namen eingegeben habe, können wir direkt eine Projektvorlage auswählen, wo ich dir später auch zeige, wie du deine eigene erstellen kannst, um Projektstrukturen einfach für neue Projekte immer übernehmen kannst. Ist das Projekt jetzt erstellt, öffnet sich direkt seine Details-Seite. Hier können wir eine allgemeine Beschreibung zum Projekt hinzufügen, sowie Tags. Die Beschreibung ist bspw. praktisch, um relevante Links für das Projekt zu speichern oder Rahmenbedingungen, die für das Projekt gelten. Generell Dateien können wir oberhalb auch direkt für das Projekt hinzufügen direkt von unserem PC oder verbundenen Drive. Zurück auf der Detailseite, können wir auch eine Deadline, bis wann das Projekt fertig sein soll, festlegen, sowie ein Budget, also wie viel Zeit wir für das Projekt insgesamt aufwänden möchten. Daneben sehen wir auch live, wie viel Zeit innerhalb von Aufgaben des Projekts bereits erfasst wurden und wie viele der Aufgaben erledigt sind. Darunter können wir dann auch einen Kunden für das Projekt auswählen und alle Teammitglieder, die Teil des Projektes sein sollen. Scrollen wir etwas runter, können wir auch in einem Verlauf alle Veränderungen im Projekt sehen und dort auch Kommentare reinschreiben, was für die allgemeine Projektkommunikation praktisch sein kann.
Was jetzt für das Projekt allgemein noch gut zu wissen ist, dass wir einen Status für das Projekt an sich festlegen können. Das geht direkt am oberen linken Rand. Welche Optionen wir hier haben, können wir in den Projekt-Einstellungen festlegen. Hier können wir Status für nicht gestartet, läuft, abgebrochen oder Fertig einstellen. Diese Status sind praktisch für unsere Dashboards, wo wir bspw. nach laufenden Projekten filtern können und uns werden am linken Rand im Menü auch standardmäßig nur laufende Projekte direkt angezeigt. Über die Suche finden wir aber jedes Projekt, egal welchen Status dieses hat und in unserer Übersicht aller Projekte, werden diese auch noch Projektstatus sortiert.
Innerhalb des Projektes haben wir dann noch einen Bereich, wo alle Aufgaben aus dem Projekt zu sehen sind. Diese sind in einzelnen Listen, welche man als Gruppen innerhalb eines Projektes sehen kann, aufgelistet. Neben der Listen-Ansicht, können wir oberhalb auch eine Board-Ansicht auswählen, wo die Aufgaben, nach Aufgabenstatus sortiert sind und als Drittes eine Timeline, wo die Aufgaben nach Zeitraum angezeigt werden. Im nächsten Kapitel noch mehr zu den Aufgaben. Neben den Aufgaben haben wir dann auch noch alle Zeiten, welche im Zusammenhang mit dem Projekt erfasst wurden über awork. Hier können wir dann einfach mit einem Klick eine Auswertung oder Rechnung für das Projekt erstellen, wo wir zur Zeitauswertung gelangen. Zur Zeiterfassung später auch noch mehr.
In den Projekt-Einstellungen, können wir das Projekt auch als Privat markieren, womit nur die Mitglieder des Projektes in unserem Team dieses sehen und keine Zeiten erfasst werden können. Für das Projekt können wir auch festlegen, ob Zeiten automatisch als abrechenbar voreingestellt sein sollen und neben dem Projektstatus können wir hier auch die verfügbaren Aufgabenstatus einstellen. Jetzt können wir auch noch den Autopiloten für das Projekt einstellen, wo wir über Projektrückstände und etc. benachrichtigt werden können. Schließlich können wir noch Integrationen und Automatisierungen für das Projekt hinzufügen, am Ende des Tutorials noch mehr dazu. Wir finden hier auch eine E-Mail-Adresse, an welche wir schreiben können, um daraus neue Aufgaben zu dem Projekt hinzufügen zu können.
Haben wir jetzt ein Projekt eingerichtet und würden die Struktur und Einstellungen gerne für neue Projekte wiederverwenden können, dann können wir unser Projekt auch als Vorlage speichern. Das geht über die Detailsseite und ihre drei Punkte. Hier können wir genau festlegen, welche Aspekte des Projektes in der Vorlage berücksichtigt werden sollen und ihr einen Namen, sowie Bild geben. Wir sehen sie dann immer bei der neuen Projekterstellung und können sie einfach auswählen. Über die drei Punkte können wir auch einen Projekttypen auswählen, welche später für Auswertungen praktisch sein kann. Welche Typen wir hier haben, können wir über die Einstellungen unter Kategorien einfach mit Namen, Beschreibung und Icon erstellen.
Unsere erstellten Projekte, finden wir jetzt einfach am linken Rand unter einem eigenen Menüpunkt oder die Suche dort. Ich persönlich habe mir auch auf dem Dashboard einen Bereich eingerichtet, wo ich meine laufenden Projekte auf einen Blick sehe und dort einfach auswählen kann.
Aufgaben erstellen & verwalten
Doch schauen wir uns jetzt im Detail an, wie wir Aufgaben erstellen und bearbeiten können. Wir können Aufgaben ebenfalls über den Erstellen-Button am oberen rechten Rand erstellen oder direkt in einem Projekt in einer Liste. Bei letzterem ist es praktisch, dass die Aufgabe dann schon dem Projekt und Liste zugeordnet ist, was wir beim Erstellen-Button manuell eingeben müssen. Wir erstellen die Aufgabe einfach, in dem wir ihr einen Namen geben und darunter können wir direkt die Tätigkeit für die Aufgabe auswählen, was später bei der Zeiterfassung immer als Tätigkeit verwendet wird. Links neben dem Aufgabennamen, sehen wir am Symbol und der Farbe auch den Status der Aufgabe, welchen wir darüber auch immer ändern können. Hier können wir die im Projekt festgelegten Aufgabenstatus auswählen. Fahren wir mit der Maus am rechten Rand über die Aufgabe, können wir direkt eine Flagge für Priorität zu der Aufgabe hinzufügen, sowie die Projektliste ändern, Tags zur Aufgabe hinzufügen, Deadline für die Aufgabe einstellen, sowie eine Zeiterfassung für diese erstellen und die Aufgabe einer Person zuweisen. Alle diese Optionen können wir auch einstellen, wenn wir die Aufgabe einfach anklicken. Hier können wir auch eine Beschreibung zu der Aufgabe hinzufügen und wir sehen über den Timer am oberen rechten Rand, wie viel Zeit schon für die Aufgabe erfasst wurde. Unterhalb können wir auch ein Stundenkontingent für die Aufgabe planen und eine Checkliste und Unteraufgaben zur Aufgabe hinzufügen. Was ist hier der Unterschied? Unteraufgaben, werden wie normale Aufgaben gehandhabt, also haben wir dort auch alle Funktionen von Aufgaben. Bei der Checkliste können wir einfach nur Punkte mit Namen hinzufügen, welche wir abhaken können.
Scrollen wir weiterrunter bei einer Aufgabe, können wir auch Kommentare zu der Aufgabe hinzufügen, wo wir auch andere Personen markieren können und Dateien zum Kommentar hinzufügen. Generell können wir auch Dateien an eine Aufgabe anhängen, wo wir auch unsere verbundenen Cloud-Anbieter verwenden können. Am oberen Rand bei einer Aufgabe, können wir diese sich auch wiederholen lassen, sowie Benachrichtigungen für die ausgewählte Aufgabe für uns deaktivieren und über die drei Punkte die Aufgabe auch wieder löschen, duplizieren und Abhängigkeit zu einer anderen Aufgabe erstellen. So können wir festlegen, dass die Aufgabe erst bearbeitet werden kann, wenn eine bestimmte andere Aufgabe abgeschlossen ist.
Alle Aufgaben, zu welchen wir als Bearbeiter hinzugefügt wurden, sehen wir auch in einem eigenen Bereich am linken Menü. Dort können wir uns unterschiedliche Ansichten speichern, nach Kriterien die für uns am besten passen und diese Ansichten bspw. auch direkt als Element auf unserem Dashboard anzeigen lassen. Die Aufgaben können wir hier auch exportieren und über den doppelten Haken auch abgeschlossene Aufgaben anzeigen lassen. Diese Haken haben wir auch innerhalb eines Projektes, falls du dort auch abgeschlossene Aufgaben sehen möchtest.
Suchen wir nach einer bestimmten Aufgabe, können wir diese auch über den Suche-Button am oberen rechten Rand finden.
In der App sehen wir alle unsere Aufgaben direkt auf der Startseite und können dort auch eine neue Aufgabe erstellen. Klicken wir diese an, können wir auch alle Details und Kommentare zu dieser sehen und bearbeiten.
Zeiterfassungen & Zeitauswertung
Wir können in awork jetzt auch noch Zeiten tracken, welche wir bspw. an einzelnen Aufgaben und Projekten arbeiten und diese dann auch auswerten.
Wir können eine Zeiterfassung einfach am unteren rechten Rand auf unserem Dashboard starten. Dann startet eine Stoppuhr und wir können direkt eine Aufgabe auswählen, mit welcher wir die Zeiterfassung verknüpfen möchten, also woran wir gerade arbeiten. Wir können den Timer auch immer, wenn wir eine Aufgabe aufgerufen haben, direkt am oberen rechten Rand starten, womit die Zeiterfassung direkt mit der Aufgabe verknüpft ist. Die Erfassung können wir dann immer am unteren rechten Rand wieder beenden und wird dann direkt unter unserer heutigen Zeit auf dem Dashboard angezeigt. Hier können wir die erfasste Zeit auch nachträglich bearbeiten, wo wir das Datum, Start- und Endzeit, sowie Länge bearbeiten können. Auch das Projekt und Aufgabe können wir bearbeiten, eine Notiz zur Erfassung hinzufügen und festlegen, ob sie abrechenbar ist. Was hier noch ein wichtiger Aspekt ist, ist die Tätigkeit, wo immer eine ausgewählt sein muss. Hier legen wir fest, was für eine Arbeit wir gerade gemacht haben. Welche Optionen wir hier haben, können wir über die Einstellungen am unteren linken Rand unter Kategorien festlegen. Diese sind relevant für unsere Auswertungen. Falls wir unsere Zeit nicht in Echtzeit aufzeichnen, können wir auch manuell eine Zeiterfassung hinzufügen, über das Plus neben unserer heutigen Arbeitszeit oder in unserem "Meine Zeiten" Bereich am linken Rand.
Hier können wir in einer Tagesansicht die genauen erfassten Zeiten sehen, wo wir oben links auch zwischen den Tagen wechseln können. Diese werden hier auch mit unserem verknüpften Kalender nebendran angezeigt und wir haben erneut eine Auflistung aller erfassten Zeitblöcke. Oberhalb können wir dann auch eine Wochenübersicht öffnen, wo wir eine kompaktere Übersicht unserer erfassten Zeiten sehen und auch wie viel wir insgesamt diese Woche gearbeitet haben. Als letzte Ansicht haben wir dann noch eine chronologische Liste, mit allen erfassten Zeitblöcke, die praktisch ist, wenn wir nachträglich noch Tätigkeiten, Details und Co. daran bearbeiten möchten. Diese können wir auch gruppieren und durchsuchen, sowie exportieren.
Um unsere Zeiten jetzt auszuwerten, um bspw. zu wissen, wie viel Stunden du jeden Monat gearbeitet hast, an welchen Aufgaben und welche Tätigkeiten, haben wir im linken Menü noch unsere Zeitauswertungen. Hier können wir eine Auswertung erstellen, wo wir einen Zeitraum auswählen, von welchem wir eine Auswertung haben möchten und können dann filtern, nach Personen, Projekten, Tätigkeiten, Tags, Abrechnungen und Notizen. Wie diese dann angezeigt werden sollen, können wir auch noch festlegen, also wonach die Auswertung gruppiert und sortiert werden soll, sowie aufsummiert, welche Infos wir überhaupt angezeigt bekommen möchten und ob wir ggf. Zeiten runden möchten. Ich will jetzt bspw. sehen, wie viel ich im letzten Monat gearbeitet habe, wo mir die Aufgaben und Tätigkeiten am wichtigsten sind. Dafür wähle ich ganz oben den letzten Monat aus, mich als User und alle Projekte und Tätigkeiten. Ich gruppiere und summiere dann nach Aufgabe und unter Spalten, wähle ich auch die Tätigkeiten aus. Klick ich jetzt aktualisieren, wird mir direkt meine Gesamtzeit angezeigt und dann in einer Liste, alle Aufgaben. Ich kann mir auch ein Tortendiagramm anzeigen, wo ich die Verhältnisse sehe. Diese Auswertung kann ich dann oberhalb auch benennen und speichern, um dann immer wieder auf diese zugreifen zu können. Wir sehen sie dann in der Auswertungen-Übersicht. Sobald wir sie einmal gespeichert haben, können wir oberhalb auch zwischen den Monaten wechseln und die Filter auch immer wieder einblenden, um die Einstellungen nochmal anzupassen. Jede Auswertung können wir auch am oberen rechten Rand einfach exportieren als Excel oder PDF-Datei.
In der App können wir auch den Zeit-Timer starten, in dem wir in die Zeiten-Ansicht im unteren Menü klicken. Hier sehen wir auch alle unsere aufgezeichneten Zeiten in einer Liste von den letzten Tagen. Hier können wir sie auch anklicken und bearbeiten. Die Zeitauswertungen haben wir nur über die Webseite aktuell.
Planer & Team verwalten
Jetzt gibt es in awork noch den Planer, der dir ermöglich deine Aufgaben von dir und deinem Team praktisch zur organisieren in einem Kalender.
Im linken Menü finden wir einmal unseren eigenen Planer, wo wir einen Tagesplaner sehen, wo wir Aufgaben zeitlich in unserem Tag planen können. Wir finden unsere AUfgaben am linken Rand, in dem wir eins der Projekte auswählen oder ganz oben unsere zugeordneten, neuen oder privaten Aufgaben aufrufen können. Diese schieben wir dann einfach per Drag-and-Drop in den Planer und können seine Länge über die Ränder einstellen. Über die drei Punkte können wir die AUfgabe auch duplizieren, um bspw. zwei unterschiedliche Zeitslots für diese in unserem einplanen zu können oder wir können sie wieder ausplanen, um sie aus unserer Übersicht zu entfernen. Damit wird die Aufgabe aber nicht gelöscht.
Scrollen wir in unserem Planer, können wir am oberen rechten Rand auch immer zu unserem heutigen Tag zurückkehren und haben wir einen Kalender als Integration hinzugefügt, sehen wir unsere Termine daraus, auch in unserem Planer.
Neben unserem persönlichen Planer, finden wir am linken Rand auch einen allgemeinen Planer für ganze Projekte und mehrere Personen aufrufen. Hier haben wir Standardmäßig auch eine Timeline, wo wir die Projektlaufzeiten sehen. Über den Kalender können wir wie gewohnt die Aufgaben vom linken Rand für uns einplanen. Hier sehen wir auch alle Teammitglieder am linken Rand und können ihre Planer aufrufen. Unterhalb sehen wir auch noch Workload von jeder Peson aus dem Team. Hier können wir die Personen auch aufklappen, um die Aufgaben zu sehen, welche ihren Workload ausmachen.
Du kannst awork zwar auch super als Selbständiger alleine verwenden, um deine eigenen Aufgaben zu verwalten, aber wir können es jetzt auch im ganzen Team verwenden. Dafür müssen wir die anderen Personen zu unserem awork Workspace einladen, was über die Einstellungen am unteren linken Rand geht. Hier im Bereich User sehen wir alle unsere hinzugefügten Mitglieder. Über das grüne Plus am oberen linken Rand können wir dann weitere Personen einladen. Bedenke, dass du hier für jeden weiteren Benutzer monatlich bezahlst. In der Benutzerverwaltung können wir jede Person bearbeiten und ggf. Informationen wie ihre Rolle im Team und Kommunikationskanäle hinzufügen. Dort können wir auch Personen wieder deaktivieren, welche wir dann oberhalb in einem eigenen Bereich sehen. Sobald wir eine Person hinzugefügt haben, können wir diese einfach als Verantwortlicher für Aufgaben und Projekte hinzufügen und im Planer verwenden.
Der Planer und die Team-Verwaltung sind aktuell nicht in der App verfügbar.
Automatisierungen & Integrationen
Um den alltäglichen Gebrauch von awork noch einfacher zu machen, erst recht wenn man viele Aufgaben und Co. hat, ist es sinnvoll einen Blick auf die Automatisierungen & Integrationen zu werfen.
Automatisierungen können wir zu jedem Projekt einzeln hinzufügen, wenn wir dort in die Projekt-Einstellungen gehen. Klicken wir dort auf das Plus, können wir einen Trigger festlegen, der dann eine bestimmte Aktion auslöst. Bspw. können wir hier sagen, wenn eine neue Aufgabe erstellt wird, soll eine bestimmte Person als Bearbeiter automatisch hinzugefügt werden. Diese Automatisierung können wir dann für das Projekt speichern und sie wird immer ausgeführt, wenn der Trigger ausgelöst wurde. Wir sehen sie dann auch hier in der Übersicht und können sie einfach deaktivieren, damit sie nicht mehr automatisch durchgeführt wird und über die drei Punkte können wir sie auch nachträglich bearbeiten und wieder löschen. Wir können zu einer Automatisierung auch mehrere Aktionen hinzufügen und so einfach repetitive Einstellungen einfach automatisieren. Die Automatisierungen funktionieren immer nur innerhalb eines Projektes, aber wir können sie auch in einer Projektvorlage speichern, sodass sie automatisch bei einem neuen Projekt dabei sind, wenn wir die Vorlage verwenden.
Neben den Automatisierungen können wir dann auch Integrationen hinzufügen, welche wir unter den Einstellungen am unteren linken Rand verwalten können. Hier können wir extern andere Anbieter, mit welchen wir bspw. auch arbeiten, hinzufügen. Dazu zählen bspw. unsere Kalender, damit wir diese im Planer oder der Zeitauswertung sehen können. Aber auch Rechnungstools wie sevdesk oder lexoffice können wir verbinden, um dort direkt unsere Aufgaben und Zeiten für Rechnungserstellungen verwenden zu können. Für die Kommunikation können wir Slack oder Microsoft Teams verbinden, wo wir direkt in Slack Aufgaben, Kommentare und Zeiten in awork erstellen können. Wenn deine Software hier nicht direkt dabei ist, kannst du auch über webhooks und zapier diese mit awork verbinden. Wie du eine Integration hinzugefügt, ist je nach Integration unterschiedlich und wird dir hier von awork erklärt.
In der App können wir keine Automatisierungen oder Integrationen hinzufügen, aber diese funktionieren trotzdem, wenn und bspw. einen Trigger über die App auslöst.
Einstellungen
Werfen wir abschließend noch einen Blick in die Einstellungen, welche wir am unteren linken Rand finden. Hier können wir allgemeine Einstellungen zu unserem awork Workspace machen, wo wir den Namen und Logo ändern können, sowie die URL. Letzteres geht nur als Enterprise Kunde. Dort können wir auch Einstellungen zur Zeiterfassung machen, wo wir verhindern können, das weitere Zeiterfassungen für abgeschlossene Projekte gemacht werden können, nur Zeiterfassung eine bestimmte Anzahl von Tagen in der Vergangenheit hinzugefügt werden können und eine maximale Anzahl von 10 Stunden am Tag pro Person. Jetzt können wir auch noch Einstellen, das Aufgaben mehrere Bearbeiter haben können und wir können Daten aus anderen Tools, direkt in awork importieren.
Ganz unten können wir dann auch unser Abo verwalten, wo wir die nächste Zahlung sehen, alle Rechnungen anzeigen können und unsere Zahlungsmethode verwalten. Über "verwalten" können wir hier auch den Zahlungszyklus ändern, sowie das Abo beenden, User deaktivieren oder unser komplettes awork Workspace löschen.
Über die Einstellungen können wir unsere Benutzer im Workspace verwalten, was wir uns vorhin schon angeschaut haben. Hier können wir aber auch Teams für die Nutzer erstellen, welche wir dann einfach zu Projekten hinzufügen können, damit wir direkt mehrere Personen dort haben. Unter "Kategorie" können wir auch alle Tätigkeiten und Projektarten verwalten und in einem eigenen Menüpunkt auch alle unsere Projektvorlagen verwalten, wo wir auch Vorlagen für Aufgaben erstellen können.
Jetzt haben wir auch die Rechteverwaltung, wo wir Gruppen anlegen können und festlegen, was diese alles in unserem awork Workspace bearbeiten dürfen. Das ist sehr relevant, wenn wir ein größeres Team haben. Der Admin hat hier den kompletten Zugriff auf alles im Workspace. Wir können dann Rollen für Benutzergruppen und Projektspezifische Berechtigungen einstellen. Hier sehen wir dann auch nochmal alle unsere Benutzer und können ihre Rolle einstellen.
Jede einzelne Person, kann dann über ihr Profilbild am oberen rechten Rand auch ihr persönliches Profil bearbeiten. Hier können wir unseren Namen, Geburtstag, Tags und Kontaktdaten hinzufügen, sowie ein Profilbild. Zurück in den User-Einstellungen können wir auch unsere E-Mail-Adresse und Passwort ändern, sowie Sprache und Design einstellen. Auch wie viel wir pro Woche arbeiten, was für die Zeiterfassungsübersicht als RIchtwert genommen wird und ob wir die Timerfunktion am unteren rechten Rand haben möchten, können wir hier einstellen. Schließlich können wir uns per Mail auch ein wöchentliches Briefing, Bericht oder Monatsbericht zusenden lassen, mit unseren Zeiten und erledigten Aufgaben. Weiter unten können wir dann auch noch detailliert einstellen, über was wir per Mail, App und Web benachrichtigt werden möchten.
In der App können wir unseren Namen, Position und Geburtsdatum bearbeiten. Die Workspace-Einstellungen können wir nur über die Webseite verwalten.
Jetzt weißt du, wie du einfach deine Aufgaben mit awork organisieren kannst. Über diesen Link* kannst du es direkt kostenlos testen und ausprobieren. Für mehr Tutorials zu anderen Aufgaben- und Zeitmanagement-Tools, kannst du meinen YouTube-Kanal gerne kostenlos abonnieren.
