Sende und empfange E-Mails sicher und ohne Werbung mit Proton Mail. Was damit alles möglich ist und was du zum Einstieg darüber wissen musst, erkläre ich dir in diesem Tutorial.
Funktionen & Preis
Proton Mail ist ein E-Mail-Anbieter der Schweizer Proton AG, bei dem du eine eigene E-Mail-Adresse erhältst, aber auch benutzerdefinierte E-Mail-Adressen und andere Drittanbieter wie Gmail, Yahoo oder Outlook verknüpfen kannst. Du kannst es direkt im Web, der Desktop-App am Computer oder über die App auf deinem Smartphone oder Tablet nutzen. Es ist komplett werbefrei und alle E-Mails sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Du kannst E-Mails in Ordner und Kategorien organisieren, hast einen Spam-Filter und viele weitere praktische Funktionen. Zudem ist dein E-Mail-Postfach sehr übersichtlich gestaltet.
Grundsätzlich gibt es eine kostenlose Version, wo du 1 GB Speicherplatz mit einer eigenen Proton-E-Mail-Adresse bekommst. Du kannst aber nur eine bestimmte Anzahl an Mails pro Tag verschicken und die Anzahl der Ordner und Kategorien ist beschränkt. Zudem können bis zu 3 Kalender erstellt werden. Das ist perfekt zum Einstieg, oder um Proton zu testen.
Benötigst du mehr Speicherplatz oder möchtest du benutzerdefinierte E-Mail-Adressen nutzen, gibt es Mail Plus für 4,99 € pro Monat. Hier erhältst du 15 GB Speicherplatz, kannst bis zu zehn E-Mail-Adressen erstellen und eine benutzerdefinierte Domain hinzufügen. Zudem gibt es keine E-Mail , Ordner- und Kategorienlimits, du kannst die Desktop-App verwenden und auf weitere Funktionen zugreifen wie automatisches Antworten, Weiterleiten und kurze @pm.me E-Mail-Adressen. Beim Proton-Kalender kannst du bis zu 25 Kalender erstellen, diese auch teilen und eine Buchungsseite für neue Termine erstellen.
Schließlich gibt es noch das Proton-Unlimited-Abo für 12,99€ pro Monat. Das ist sinnvoll, wenn du andere Proton-Produkte wie die Drive, VPN oder Pass verwendest. Hier hast du einen Speicherplatz von 500 GB, kannst bis zu 15 E-Mail-Adressen erstellen und bis zu drei benutzerdefinierte Domains verbinden.
Das Proton-Unlimited-Abo gibt es auch für Paare und für Familien. Für Paare kostet es 19,99€ pro Monat. Hier können 2 Benutzer alle Proton-Anwendungen unabhängig voneinander nutzen. Hier habt ihr insgesamt 2 TB Speicher, könnt bis zu 30 E-Mail-Adressen erstellen und bis zu 50 Kalender. Das Familien-Abo für 29,99€ pro Monat, gibt bis zu sechs Benutzern Zugriff. Hier habt ihr 3 TB Speicher, könnt bis zu 90 E-Mail-Adressen erstellen und 150 Kalender.
Die kostenpflichtigen Abos gibt es auch als Jahresabos, wo du um die 20 % im Vergleich sparst.
Möchtest du Proton Mail beruflich nutzen, gibt es auch ein Business Mail Essential-Abo für 7,99€ pro Benutzer und Monat. Da habt ihr bereits drei benutzerdefinierte Domains inklusive. Mit dem Workspace-Standard-Abo für 14,99 € pro Benutzer und Monat gibt es neben 1 TB Speicherplatz auch die Möglichkeit, bis zu 15 benutzerdefinierte Domains hinzuzufügen und 20 E-Mail-Adressen zu erstellen. Es gibt auch eine zentrale Verwaltung von E-Mail-Gruppen und einen erweiterten Bedrohungsschutz von Proton. Beim Kalender können bis zu 25 Buchungsseiten für die Terminplanung erstellt werden. Workspace Premium für 24,99€ pro Monat und Nutzer bietet 20 benutzerdefinierte Domains, 3 TB Speicherplatz, du kannst Datenspeicherungsrichtlinien verwenden, welche die automatische Aufbewahrung deiner Mails gewährleisten können.
Auch bei den Business-Abos kannst du mit Jahresabos sparen.
Alle Abos können mit Debit- oder Kreditkarte, PayPal, sowie Apple oder Google Pay bezahlt werden. Dein Account lässt sich auch mit Guthaben per Bitcoin oder mit Bargeld aufladen, wovon die Abos bezahlt werden können.
Über diesen Link*, kannst du dir alle aktuellen Preise und Konditionen erneut in Ruhe anschauen und von aktuellen Angeboten profitieren.
Account erstellen & Oberfläche
Um Proton Mail verwenden zu können, musst du einen kostenlosen Account erstellen. Das geht direkt über diesen Link*. Nachdem du dein Abo ausgewählt hast, musst du deinen Benutzernamen festlegen. Das ist später deine erste Proton-E-Mail-Adresse. Du kannst dich nicht mit einer anderen E-Mail-Adresse anmelden. Zusätzlich legst du ein Passwort fest. Nutzt du ein kostenpflichtiges Abo, musst du noch deine Zahlungsmethode hinzufügen.
Jetzt wird dein Account erstellt und du erhältst einen Wiederherstellungscode. Diesen kannst du als PDF-Datei oder Textdatei herunterladen. Den solltest du sicher speichern, falls du mal deinen Zugriff auf deinen Account verlieren solltest. Nur damit kannst du deinen Zugang wiederherstellen. Im letzten Schritt gibst du noch deinen Namen an, welcher im Kontext deiner E-Mail-Adresse angezeigt wird. Jetzt befindest du dich direkt in der Web-Version von Proton Mail. Mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort kannst du dich jetzt auch in der Desktop-Anwendung oder App anmelden, um von dort auf deinen Account zugreifen zu können. Ich zeige dir jetzt alles zuerst am Desktop und dann in der App.
Bist du in deinem Account angemeldet, siehst du direkt auf der Startseite dein E-Mail-Postfach mit all deinen neusten Mails. Am linken Rand hast du ein Menü, wo du zwischen all deinen Ordnern, Kategorien und Ansichten wechseln kannst. Deinen Proton-Speicherplatz siehst du am unteren Rand. In der Mitte werden immer die E-Mails aus dem ausgewählten Ordner angezeigt, und wenn du eine anklickst, siehst du sie groß auf der rechten Seite oder im Vollbild. Das kannst du über die Einstellungen festlegen. Dort kannst du die Kompaktheit deiner E-Mail-Liste auch einstellen. Oben in der Mitte kannst du deinen kompletten Account durchsuchen, falls du eine bestimmte Mail finden möchtest. Hier lässt sich die Suche auch nach Ort, Datum und Empfänger eingrenzen. Am oberen rechten Rand kommst du zu deinem Profil und den Einstellungen und an der rechten Seite zu den anderen Proton-Produkten wie Kontakte, Kalender und Co.
Bist du in der App angemeldet, siehst du auch direkt deinen Posteingang. Das Seitenmenü kannst du direkt am oberen linken Rand öffnen, wo du ganz unten auch die Einstellungen findest.
Neue E-Mail schreiben und abschicken
Möchtest du eine neue E-Mail schreiben, kannst du das direkt am oberen linken Rand machen. Hier öffnet sich dann ein neues Fenster, welches du am oberen Rand vergrößern kannst. Dort legst du fest, von welcher deiner E-Mail-Adressen die E-Mail versendet werden soll, falls du mehrere hast. Hier werden bspw. auch deine verknüpften Gmail-Adressen angezeigt. Je nach Abo kannst du auch mehrere E-Mail-Adressen erstellen. Dies geht in den Einstellungen unter „Identität und E-Mail-Aliasse“. Dort siehst du alle deine Adressen, kannst neue hinzufügen, bestehende verwalten und die Anordnung ändern.
Zurück im E-Mail-Erstellen-Fenster gibst du auch noch die E-Mail-Adressen der Empfänger an, wo du Personen auch in CC und BCC setzen kannst. Bei CC sehen die Empfänger, an wen die Mail ebenfalls gesendet wurde, und bei BCC nicht.
Der Betreff ist die Überschrift der E-Mail, welche der Empfänger neben deinem Namen direkt sieht. Den Inhalt der E-Mail kannst du dann darunter eingeben. Hier hast du auch Stil-Funktionen am unteren Rand, wo du die Schriftart und Größe einstellen kannst. Auch markierte Textelemente können fett, kursiv oder unterstrichen werden. Aufzählungen, Emojis und Links können ebenfalls hinzugefügt werden, sowie über die drei Punkte ein Bild, das direkt in der E-Mail angezeigt wird und nicht als Anhang. Jegliche Dateien bis zu einer Größe von 25 MB können am unteren Rand auch als Anhang mit der Mail verschickt werden. Du siehst bei einer neuen Mail eine Standardsignatur, welche immer am Ende der E-Mail steht. Diese kannst du bei jeder Mail individuell bearbeiten, aber über die Einstellungen auch die Standardsignatur bearbeiten. Hier lässt sich der Proton-Mail-Hinweis auch entfernen und für jede E-Mail-Adresse kann eine andere Signatur eingestellt werden.
Am oberen Rand kannst du noch die KI-Funktionen von Proton einblenden, welche dir beim Formulieren und Korrigieren helfen können. Die können nur mit einem kostenpflichtigen „Schreibassistent“-Add-on genutzt werden. Über die drei Punkte am unteren Rand, kannst du eine Lesebestätigung anfordern, bei der du darüber informiert wirst, wenn die E-Mail geöffnet wurde. Das funktioniert nur, wenn der Empfänger die Lesebestätigung aktiviert hat.
Solang du die Mail noch schreibst und nicht abgeschickt hast, ist sie ein Entwurf. Alle deine Entwürfe findest du im linken Seitenmenü, wo du sie wieder öffnen und weiter daran arbeiten kannst. Erst wenn du auf „Löschen“ klickst, wird der Entwurf entfernt. So geht sicher nichts verloren.
Möchtest du die E-Mail abschicken, geht das sofort über Senden. Über den Pfeil daneben, lässt sich die E-Mail auch planen, sodass sie an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit versendet wird. Sobald die E-Mail gesendet wurde, hast du ein paar Sekunden Zeit, das Senden rückgängig zu machen. Anschließend findest du sie im linken Menü unter „Gesendet“. Du kannst sie jetzt nicht mehr bearbeiten oder wieder zurücknehmen.
Neben dem neuen Schreiben einer E-Mail, möchtest du manchmal bestimmt auch direkt auf eine erhaltene E-Mail antworten. Dafür öffnest du die entsprechende E-Mail und dann kannst du am oberen rechten Rand auf Antworten klicken. Hier kannst du nur dem Absender antworten oder deine Antwort an alle schicken, welche die Mail erhalten haben. Hier werden denn der Empfänger und Betreff automatisch angehängt, sowie die vorherige E-Mail. Neben Antworten kannst du die E-Mail auch an eine andere E-Mail-Adresse weitersenden, falls du sie bspw. mit deinen Freunden, Kollegen oder einer anderen E-Mail-Adresse teilen möchtest. Hier gibst du dann die neue E-Mail-Adresse als Empfänger an.
In der App kannst du eine neue E-Mail direkt am unteren rechten Rand erstellen. Anhänge lassen sich am unteren rechten Rand hinzufügen und das Versenden kannst du am oberen rechten Rand planen. Auf eine geöffnete E-Mail kannst du über die drei Punkte antworten.
E-Mails verwalten (Kategorien, Ordner & Co.)
Alle deine erhaltenen E-Mails siehst du standardmäßig in deinem Postfach. E-Mails, welche du noch nicht geöffnet hast, werden als ungelesene E-Mail hervorgehoben. In der Übersicht siehst du bei jeder Mail den Absender, den Betreff, die Uhrzeit, ggf. ein Logo und ob Anhänge oder Kategorien hinzugefügt wurden. Fährst du mit der Maus darüber, kannst du die E-Mail, ohne sie zu öffnen, direkt löschen, als gelesen oder ungelesen markieren, archivieren, favorisieren oder zurückstellen. Über Zurückstellen wird dir die Mail zu einem neuen festgelegten Zeitpunkt wieder im Postfach angezeigt. Über das Logo einer Mail, kannst du mehrere E-Mails gleichzeitig auswählen, um dann Bearbeitungen auf alle ausgewählten E-Mails mit einem Klick anwenden zu können. Am oberen rechten Rand im Postfach kannst du dieses auch filtern und die Sortierung festlegen. Mit einem Klick lassen sich auch nur die ungelesenen Mails anzeigen.
Hast du eine E-Mail angeklickt, wird dir der Inhalt angezeigt. Oben siehst du immer den Absender mit E-Mail-Adresse und an welche deiner E-Mail-Adressen diese geschickt wurde. Hier lassen sich auch mehr Details einblenden. Darunter kannst du die E-Mail wieder als ungelesen markieren, löschen, in einen Ordner verschieben oder kategorisieren. Über den Filter, kannst du direkt nach weiteren E-Mails vom Absender, Betreff und Co. suchen. Mehr Funktionen findest du noch über die drei Punkte, wo sich eine E-Mail favorisieren lässt. Alle deine Favoriten findest du unter „Markiert“ im linken Menü. Du kannst die E-Mail auch archivieren, dann wird sie nicht mehr in deinem Posteingang angezeigt, aber auch nicht gelöscht. Du kannst sie über die Suche oder über das Archiv oder “Alle E-Mails” wiederfinden. Falls es sich um eine Spam E-Mail handelt, die nicht als Spam erkannt wurde, kannst du diese in den Spam-Ordner verschieben. Diesen findest du ebenfalls im linken Menü. Hier lassen sich E-Mails auch aus dem Spam-Ordner in den Posteingang verschieben, falls sie falsch erkannt wurden. Jede E-Mail kann dann noch ausgedruckt oder als EML-Datei exportiert werden. Am rechten Rand kannst du direkt auf die E-Mail antworten oder diese weiterleiten. Ist die E-Mail bereits eine Antwort auf eine andere E-Mail, werden dir die anderen E-Mails direkt darüber angezeigt und du kannst sie dir anschauen.
Hast du eine E-Mail gelöscht, wird sie in den Papierkorb verschoben, welchen du am linken Rand findest. Diesen musst du manuell leeren, damit die E-Mails wirklich komplett gelöscht sind und auch der entsprechende Speicherplatz freigegeben wird. E-Mails aus dem Papierkorb lassen sich wiederherstellen und mit einem kostenpflichtigen Abo nach einer bestimmten Zeit automatisch löschen.
Handelt es sich bei der E-Mail um einen Newsletter, kannst du dich am oberen Rand direkt aus dem Verteiler entfernen. Über die „Ansichten“ im linken Menü, kannst du dir auch alle Newsletter anzeigen lassen und diese abbestellen oder in einen Ordner verschieben.
Im linken Menü finden wir dann noch Ordner und Kategorien, welche uns bei der Organisation der E-Mails helfen. E-Mails können nur in einem Ordner sein aber mehrere Kategorien haben. Über das Plus neben dem Namen, lassen sich neue Ordner und Kategorien erstellen. Diesen musst du einen einzigartigen Namen geben und es lassen sich auch Ordner in Ordnern erstellen. Das geht bis zu 2 Ebenen tief. Eine E-Mail lässt sich dann per Drag-and-drop in einen Ordner verschieben, wo sie dann nur noch im Ordner und nicht mehr im Posteingang angezeigt wird. Erstellst du eine neue Kategorie, gibst du ihr neben einem Namen auch eine Farbe. Eine Kategorie kannst du dann über die E-Mail-Optionen zu einer Mail hinzufügen. Diese werden dir dann direkt als Labels an der Mail farbig angezeigt.
Das ist bspw. praktisch, um wichtige E-Mails zu markieren. Über die drei Punkte bei einem Ordner oder einer Kategorie, kannst du sie auch erneut umbenennen oder wieder löschen. In den Einstellungen kannst du auch eine Übersicht von all deinen Ordnern und Kategorien aufrufen, wo du auch Farben für Ordner aktivieren und die Anordnung festlegen kannst.
In der App kannst du mehrere Mails durch langes Drückhalten auswählen und bearbeiten. Durch Anklicken öffnest du eine Mail und hast alle Bearbeitungsmöglichkeiten am unteren Rand. Favorisieren kannst du sie am oberen rechten Rand. In der E-Mail-Übersicht kannst du direkt Aktionen durch Wischen nach links oder rechts durchführen. Was hier ausgeführt wird, kannst du in den Einstellungen unter „Postfach-Einstellungen“ festlegen. Deine Ordner und Kategorien findest du ebenfalls in der linken Seitenleiste.
Integrationen, benutzerdefinierte Domains & externe Anbieter
Falls du bisher andere E-Mail-Anbieter wie Google, Yahoo oder Outlook nutzt, kannst du diese mit deinem Proton-Account verbinden, um E-Mails von dort auch in deinem Proton-Account zu sehen und senden zu können. Um die Integration zu aktivieren, musst du in die Einstellungen unter „Importieren“ gehen. Dort musst du dann Proton den Zugriff auf deinen entsprechenden Account geben. Anschließend werden die letzten E-Mails direkt importiert und in deinem Posteingang angezeigt. Jede Integration hat auch ihre eigene Kategorie, womit du direkt erkennst, von welchem Account die E-Mail stammt. Schreibst du eine neue E-Mail, kannst du diese auch von deinem verbundenen Account abschicken. Über die Einstellungen lassen sich auch alle Verbindungen nachträglich wieder entfernen. Ist dein bisheriger E-Mail-Account nicht von einem der drei Anbieter, lässt sich dieser über seine IMAP-Schnittstelle hinzufügen. Welchen Mail-Server und Port du dafür angeben musst, kannst du ergoogeln bei deinem Anbieter.
Neben diesen Integrationen lassen sich mit einem kostenpflichtigen Abo auch benutzerdefinierte Domains hinzufügen. Damit kannst du bspw. deine eigene E-Mail-Adresse erstellen. Dafür musst du die entsprechende Domain bereits besitzen. Über die Einstellungen musst du die Domain dann eingeben und dein Proton-Passwort aus Sicherheitsgründen angeben. Jetzt musst du den aufgeführten TXT-Eintrag in den DNS-Einstellungen deiner Domain hinzufügen. Dafür musst du dich bei deinem Anbieter einloggen, bei dem du die Domain gekauft hast. Sobald du den Eintrag erstellt hast, kann es mehrere Stunden dauern, bis dieser wirklich hinzugefügt wurde und du den nächsten Schritt ausführen kannst. Also nicht wundern, wenn hier erst mal eine Fehlermeldung kommt. Du kannst das Fenster erst mal schließen und später wieder zurückkommen und die Verifizierung beenden. Neben dem TXT-Eintrag solltest du auch auf jeden Fall die genannten MX-Einträge hinzufügen. Diese sind notwendig, um E-Mails empfangen zu können. Damit deine versendeten E-Mails nicht von anderen Anbietern als Spam markiert werden, solltest du auch die SPF- und DKIM-Einträge hinzufügen. Die alle werden auch in der DNS-Verwaltung deiner Domain hinzugefügt. Jetzt kannst du unter „Identität und E-Mail-Adressen“ deine neuen E-Mail-Adressen mit der neuen Domain erstellen. Hier siehst du alle erstellten E-Mail-Adressen, kannst sie nachträglich bearbeiten, deaktivieren, löschen oder als Standard-E-Mail-Adresse auswählen. Jede der aktiven Adressen, kannst du beim Schreiben einer E-Mail verwenden und erhältst alle Mails, welche an diese gesendet werden.
Möchtest du deine Proton-Mails in Drittanbieter-Anwendungen wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird am PC nutzen, musst du dir die Proton Bridge über die Einstellungen herunterladen. Das ist notwendig, da deine Mails Ende-zu-Ende verschlüsselt sind und keine direkte IMAP oder SMTP Verbindung standardmäßig besteht. Bei der Bridge meldest du dich mit deinem Account an und erhältst deine IMAP- und SMTP-Daten, welche du im Drittanbieter-Tool eingeben kannst. Hier gibt es auch direkt ein Setup-Tool für die gängigsten Anwendungen. Die Bridge synchronisiert dann die Informationen zwischen deinem Proton-Account und der anderen Anwendung, wenn sie geöffnet und aktiv ist.
Einstellungen
Werfen wir jetzt noch einen Blick in die Einstellungen, welche du über das Zahnrad am oberen rechten Rand aufrufen kannst. Hier kannst du direkt, die Ansicht der E-Mails, ob eine E-Mail oder „Neue E-Mail schreiben“, im Vollbildmodus geöffnet werden soll, verwalten. Ob dein Design hell oder dunkel ist, kannst du direkt vom Gerät übernehmen. Ganz oben lassen sich dann alle Einstellungen öffnen.
Hier kannst du allgemein deinen Proton-Account verwalten, wo du auch dein Abo mit Zahlungsart verwalten kannst. Dort kannst du auch zwischen einem monatlichen oder jährlichen Abo wechseln, sowie den verschiedenen Abostufen. Unter „Wiederherstellung“ solltest du auf jeden Fall eine SMS-Verifizierung oder eine andere E-Mail-Adresse hinterlegen, womit du die Möglichkeit hast, dein Passwort zurückzusetzen, falls du es nicht mehr hast. Das Passwort, sowie dein Anzeigename lassen sich unter „Konto und Passwort“ verwalten, wo du auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzufügen kannst. Dazu rate ich auf jeden Fall, falls du sensible E-Mails in deinem Account hast. Dein Proton-Account lässt sich hier auch komplett löschen.
Jetzt kannst du noch die Sprache und das Zeitformat einstellen, sowie Einstellungen zur Barrierefreiheit vornehmen. Unter „Sicherheit und Datenschutz“ lässt sich mit einem kostenpflichtigen Abo der Dark Web Monitor aktivieren, womit du benachrichtigt wirst, falls deine E-Mail-Adresse bei Leaks auftaucht. Hier siehst du auch, auf welchen Geräten du dich mit deinem Proton-Account angemeldet hast und wann eine Authentifizierung durchgeführt wurde.
Jetzt gibt es noch viele Einstellungen direkt zu deinen Mails, wo du bspw. festlegen kannst, ob Bilder in Mails automatisch angezeigt werden. Auch ob E-Mails gruppiert werden sollen, wenn sie zusammengehören, ob Kategorien auf neue Antworten direkt angewendet werden sollen oder wie viele Mails pro Seite angezeigt werden.
Beim Erstellen von neuen E-Mails lässt sich eine Standardschriftart und -größe festlegen. Sowie wie viele Sekunden du nach dem Sendern noch hast, um sie zurückzurufen.
Unter „E-Mail-Datenschutz“ kannst du E-Mail-Tracking blockieren, damit andere bspw. nicht sehen, ob du die E-Mail geöffnet hast oder nicht. Bei „Identität und E-Mail-Aliasse“ kannst du deine Signaturen und Namen für jede E-Mail-Adresse einstellen. Mit „Filtern“ lassen sich Prozesse in deinem E-Mail-Postfach automatisieren. So kannst du bspw. neue E-Mails von bestimmten Empfängern direkt in einen bestimmten Ordner verschieben oder kategorisieren. Hier kannst du auch bestimmte Empfänger sperren oder direkt als Spam markieren oder zulassen, damit sie sicher in deinem Postfach angezeigt werden. Es lassen sich auch Weiterleitungen von einer E-Mail-Adresse an eine andere einstellen, wo auch Bedingungen hinzugefügt werden können.
Schließlich kannst du noch ein Proton-Mail-Export-Tool installieren, womit du deine E-Mails als Dateien exportieren kannst, um sie bspw. in einem anderen E-Mail-Client zu importieren.
In der App findest du die Einstellungen im linken Seitenmenü ganz unten. Hier findest du einige der gleichen Einstellungen, aber auch app-spezifische Optionen. Zur Sicherheit lässt sich eine App-Sperre hinzufügen, du kannst festlegen, welche Bearbeitungsfunktionen direkt unten bei einer Mail als Erstes angezeigt werden, und die Benachrichtigungen zu neuen Mails einstellen.
Probiere Proton Mail jetzt über diesen Link* aus, und für mehr Tutorials zu anderen Proton-Produkten oder E-Mail-Anbietern wie Gmail, Outlook und Co. schaue gerne auf meinem YouTube-Kanal vorbei. Bis zum nächsten Mal.
