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Autor
Simon
Veröffentlicht
19 Jan 2023
Lesezeit
10 min

Lexoffice Lohn & Gehalt (Das Große Tutorial) Lohnabrechnung einfach gemacht

Du hast Angestellte, Minijober, Aushilfe oder Co. und musst Lohnabrechnungen erstellen? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Tutorial zeige ich dir, wie du das ganz einfach mit Lexoffice Lohn und Gehalt machen kannst und was du noch darüber wissen solltest.

Als Erstes gebe ich dir einen Überblick, was Lexoffice Lohn genau kann und wie es preislich aussieht. Anschließend richten wir gemeinsam einen Account ein und wie wir unsere Firmendaten hinzufügen. Dann gehen wir Schritt für Schritt vom Anlegen der Mitarbeiter, über das Erstellen von Lohnabrechnungen bis hin zur Einsicht aller wichtigen Dokumente und wie wir unsere Mitarbeiter einfach bezahlen können.

Überblick & Preis

Lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware, mit welcher du grundsätzlich Rechnungen erstellen, Belege und Finanzen verwalten und auch bspw. Lohnabrechnungen erstellen kannst. Dieses Tutorial fokussiert sich auf die Lexoffice Lohn und Gehalt Funktion. Also alles, was du für Lohnabrechnungen deiner Mitarbeiter brauchst. Wenn du die Buchhaltungsfunktionen von Lexoffice kennenlernen willst, habe ich dafür ein eigenes Tutorial gemacht, welches du hier findest. Dieses ist aber keine Voraussetzung, um dieses Tutorial zu verstehen. Mit Lexoffice Lohn und Gehalt, können wir direkt über die Webseite, alle unsere Mitarbeiter anlegen, um unsere monatliche Lohnabrechnung zu machen, welche automatisch Dokumente an das Finanzamt und die Krankenkassen schicken kann und du direkt über Lexoffice deine Mitarbeiter bezahlen kannst und ihnen alle ihre Dokumente über den Self-Service bereitstellen kannst.

Doch wie sieht es preislich aus?

Du bezahlst für deinen Lexoffice-Account eine monatliche Gebühr, welche sich anhand deiner Mitarbeiteranzahl orientiert, für welche du eine Lohnsteuerbescheinigung machen willst. Es beginnt bei 9,90 € pro Monat für 2 Mitarbeiter oder 19,90 € für 5 Mitarbeiter. Du kannst direkt ein Abo für bis zu 50 Mitarbeiter abschließen, wo du ca. etwas weniger als 3 € pro Mitarbeiter pro Monat am Ende zahlst. Die Abos sind monatlich kündbar und die Bezahlung funktioniert über Bankeinzug oder Kreditkarte. Du kannst später auch immer über deinen Account das Abo wechseln, falls du mehr Mitarbeiter irgendwann benötigen solltest und die Lexoffice Lohn und Gehalt Abos sind unabhängig von den Buchhaltungsabopreisen. 

Account erstellen & Einrichten

Um Lexoffice Lohn verwenden zu können, müssen wir als Erstes einen Account erstellen, was am einfachsten über diesen Link* geht. Hier kannst du es direkt kostenlos testen oder mit einem besonderen Rabatt durchstarten. Für den Account müssen  wir dann eine E-Mail-Adresse angeben und ein Passwort festlegen, sowie den Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung akzeptieren. Nachdem wir unsere E-Mail-Adresse bestätigt haben, bekommen wir ein Onboarding, wo wir unsere Erfahrung als Erstes eingeben können und uns dann Einsteiger Hilfen angezeigt werden. Siehst du anschließend die Standard-Lexoffice-Übersicht, kannst du im oberen Menü einfach auf "Lohn" klicken, um zur Mitarbeiter-Verwaltung und Lohnabrechnung zu kommen. 

Zukünftig kannst du dich immer über die Webseite von Lexoffice, in deinen Account einloggen, um auf alles zuzugreifen.

Firma & Profil verwalten

Als erster Schritt, nach dem wir unseren Account erstellt haben, ist es sinnvoll alle unsere Firmendaten zu hinterlegen, was für das Erstellen von Dokumenten später relevant ist und auch praktisch für unseren Steuerberater sein kann, wenn wir ihm ebenfalls Zugriff auf unser Lexoffice-Konto geben. Den können wir übrigens über das Zahnrad hinzufügen, der dann alle Daten und Abrechnungen prüfen und freigeben kann. 

Unsere Firma verwalten wir über den gleichnamigen Menüpunkt, wo wir den Namen und Adresse eingeben können und diese bestätigen. Auch was unsere betrieblichen Arbeitstage sind und wer der Ansprechpartner für Lohnabrechnungen ist und Bankverbindung, können wir hinterlegen. Zudem welches Finanzamt wir haben, was unsere Steuernummer für die Lohnsteuer ist und ob wir Zahlungen der Steuer per SEPA-Lastschrift erteilt haben. Schließlich auch noch unsere Betriebsnummer, falls vorhanden und unsere Krankenkasse. Für den Steuerberater ist auch noch relevant, was für einen Kontenrahmen du hast, wo du zwischen dem SKR 04 und 03 wählen kannst. Falls dir das nichts sagt, frag deinen Steuerberater, welcher Fall für dich der richtige ist.

Neben der Firma, können wir auch noch unser Profil verwalten, was über das Personen-Icon ganz oben rechts geht. Hier können wir die Login-Daten für unseren Lexoffice-Account ändern, wo wir auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren können, was sehr sinnvoll ist, da es sich hierbei um sensible Daten handelt. Unter Benachrichtigungen am linken Rand, können wir auch festlegen, worüber wir per Mail von Lexoffice informiert werden sollen. 

Mitarbeiter anlegen & verwalten

Um eine Lohnabrechnung erstellen zu können, müssen wir in Lexoffice unsere Mitarbeiter hinzufügen. Das geht direkt oben im Menü unter Mitarbeiter, wo wir diese auch anschließend immer bearbeiten können. 

Legen wir jetzt einen neuen Mitarbeiter an, müssen wir als Erstes sein Beschäftigungsverhältnis bei uns angeben, also ob er ein Angestellter ist, Minijober oder anderes. Hier sehen wir auch immer die Personengruppe, falls du sichergehen willst, dass du das richtige ausgewählt hast. Die nachfolgenden Angaben können dann je nach  ausgewählter Gruppe unterschiedlich sein, ich zeige dir jetzt alles anhand eines normalen Angestellten.

Hier können wir seine persönlichen Daten wie Namen, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit angeben, sowie wann er bei uns angefangen hat. Das Austrittsfeld kannst du leer lassen, das kannst du eintragen, wenn das Beschäftigungsverhältnis beendet wird.

Jetzt können wir auch das Verhältnis nochmal bearbeiten, was sinnvoll ist, falls sich es im Laufe der Zeit mal verändert. Dann können wir noch seine wöchentliche Arbeitszeit und Arbeitstage angeben, was sinnvoll ist, wenn wir ihn nach Stunde bezahlen und angeben, wie viele Urlaubstage er in einem Jahr hat. Diese sind unser Mitarbeiter dann auch immer auf seiner Lohnabrechnung.

Unter Vergütung können wir dann sein Gehalt anhand von einem Stundenlohn oder als festes Bruttogehalt angeben und festlegen, ob wir die Lohnzahlung per Überweisung oder Bar machen. Bei einer Überweisung können wir dann seine Kontoinformationen angeben, was uns die Bezahlung später wesentlich einfacher macht. 

Jetzt können wir noch seine Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Konfession und Frei- sowie Hinzurechnungsbeträge eingeben und seine Sozialversicherungsdaten. Haben wir seine Versicherungsnummer nicht, können wir auch sein Geburtsname, Geburtsort und Land angeben.

Schließlich können wir ihn hier auch zum Self-Service einladen, womit unser Mitarbeite zukünftig alle Lohndokumente für sich online abrufen kann und alle seien persönlichen Daten überprüfen und ändern kann.

Haben wir ihn gespeichert, sehen wir ihn jetzt immer unter unseren Mitarbeitern, wo wir ihn immer wieder bearbeiten können, sowie über die drei Punkte auch wieder entfernen. Unterhalb können wir dann weitere Mitarbeiter hinzufügen.

Abrechnungen durchführen

Haben wir alle unsere Mitarbeiter erfolgreich hinzugefügt, können wir direkt unsere monatliche Abrechnung durchführen. Das geht direkt auf der Übersichtsseite, wo wir auch alle unsere aktiven Mitarbeiter auf einen Blick sehen, sowie ob wir irgendwelche Aufgaben noch offen haben. Jetzt können wir am oberen rechten Rand die Abrechnung vorbereiten, wo wir im ersten Schritt Abwesenheiten von einzelnen Mitarbeitern eintragen können, also falls die diesen Monat im Urlaub waren, Krankheitstage hatten oder andere Abwesenheiten. Hier geben wir dann auch den Zeitraum und alle anderen relevanten Informationen an. Haben wir das alles erfolgreich erledigt, können wir im zweiten Schritt können wir dann die Stunden eingeben, wie viel dieser im Monat für uns gearbeitet hat. Wenn wir ihn nach einem festen monatlichen Gehalt bezahlen, steht hier einfach der Betrag, welchen wir über die drei Punkte auch bearbeiten können oder oberhalb einen weiteren hinzufügen. Falls wir bspw. einen Inflationsausgleich hinzufügen wollen, Feiertagszuschlag oder vieles mehr.

Im letzten Schritt sehen wir dann genau, wie viel Geld wir auf unserem Konto haben sollten, um die Abrechnung zu begleichen. Hier können wir unterhalb uns auch die einzelnen Lohnabrechnungsscheine für alle Mitarbeiter anschauen. Haben wir diese erfolgreich geprüft, können wir die Lohnabrechnung direkt abschicken. Lexoffice empfiehlt dir hier sogar, wann du diese abschicken solltest, um spätere Korrekturen bspw. besser zu vermeiden. Du kannst aber natürlich auch selbst entscheiden, wann du diese abschickst.

Hast du das erfolgreich getan, schick Lexoffice automatisch die Lohnsteueranmeldung an dein Finanzamt, schickt die SV-Meldungen an die Krankenkassen und erstellt Umlage-Erstattungsanträge an die Krankenkasse falls notwendig. Nutzt du die normale Lexoffice Buchhaltung zusätzlich, werden die Personalkosten dort auch gebucht.

Dokumente verwalten

Zurück auf der Übersichtseite sehen wir dann am rechten Rand auch alle erstellten Dokumente und können diese auch immer über den gleichnamigen Menüpunkt am oberen Rand aufrufen. Hier können wir dann für den ausgewählten Monat, welchen wir immer oben links sehen, alle Dokumente für alle Mitarbeiter in einer Druckansicht anzeigen, wo wir sie daneben auch herunterladen können. Dort erhalten wir dann eine ZIP-Datei, welche wir entpacken können und dort dann alle Dokumente aufgeteilt in Ordnern für jeden Mitarbeiter finden, welche wir dann an unsere Mitarbeiter weiterleiten können.

Am linken Rand finden wir dann auch noch Dokumente, welche uns als Arbeitgeber betreffen, falls wir diese benötigen und Dinge wie Entsendungen und Entgeltbescheinigungen. 

Mitarbeiter bezahlen

Wir können jetzt auch direkt unsere Mitarbeiter über Lexoffice bezahlen, nach dem wir die Lohnabrechnung abgeschickt haben. Hier sehen wir alle unsere Mitarbeiter aufgeteilt auf die Monate, wo wir den Namen, Bankverbindung und den offenen Betrag sehen. Dort können wir ganz unten direkt eine Zahlungsliste als PDF oder SEPA-XML Datei exportieren, falls wir die Überweisungen nicht über Lexoffice machen möchten. Das können wir aber auch direkt über die grüne Schaltfläche daneben tun, wenn wir zu unserem Account einen Online-Banking-Zugang angelegt haben. Hier können wir dann unser Konto auswählen, mit welchem wir den Mitarbeiter bezahlen möchten, dann das TAN-Verfahren auswählen und den TAN eingeben und abschicken. Wir sehen in der Übersicht auch alle Personen, die wir bezahlt haben und wenn wir sie bar bezahlen, können wir es auch als bezahlt hier abhaken, um nicht den Überblick zu verlieren.

So einfach kannst du Lohnabrechnungen mit Lexoffice machen, probiere es jetzt kostenlos aus, direkt über diesen Link*. Falls du noch Fragen hast, kannst du diese gerne in den Kommentaren stellen. Für mehr Tutorials zu bspw. den Buchhaltungsfunktionen von Lexoffice oder anderen Finanz- und Software-Produkten, kannst du gerne meinen YouTube-Kanal kostenlos abonnieren.

Über dieses Tutorial

Geschrieben von Simon
Das letzte mal aktualisiert am 19.01.2023
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