Du nutzt den Google Kalender das erste Mal oder hast dich immer gefragt, was man damit eigentlich alles machen und einstellen kann? Dann bist du hier richtig! In diesem Tutorial erkläre ich dir alles, was du über den Google Kalender wissen musst.
Einrichten & Oberfläche
Du kannst Google Kalender über die Webseite, oder die App auf deinem Android- oder iOS Smartphone nutzen, sowie teilweise in Drittanbieter-Anwendungen. Generell benötigst du einen kostenlosen Account bei Google, um eigene Kalender erstellen zu können. Falls du noch keinen Google-Account hast, kannst du diesen über diesen Link erstellen.
Bist du mit einem Google-Account angemeldet, kannst du den Kalender auch über das Google-Menü am oberen rechten Rand aufrufen. Nutzt du mehrere Geräte mit dem gleichen Google-Account, synchronisieren sich die Kalender automatisch auf allen Geräten, die eine aktive Internetverbindung haben. Ich zeige dir jetzt alles immer erst im Web und anschließend in der App.
Bist du im Web angemeldet, siehst du alle deine eingeblendeten Termine in einem Kalender, wo du am oberen rechten Rand zwischen einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wechseln kannst. Mit den Tastenkürzeln kannst du noch schneller zwischen diesen wechseln. In der „Terminübersicht“ siehst du alle Termine in einer chronologischen Liste und du kannst eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, wo du die Anzahl der Tage in den Einstellungen festlegen kannst. Je nach Ansicht siehst du die Stunden am Rand und Termine können per Drag-and-drop verschoben oder in ihrer Länge verändert werden. Am oberen Rand kannst du auch nach einem bestimmten Termin suchen. Über die „Heute“-Schaltfläche kommst du direkt zum aktuellen Tag und über die Pfeile daneben kannst du vor- oder zurückgehen. Im linken Seitenmenü findest du immer eine Monatsübersicht, wo du durch Klicken auf einen Tag, diesen direkt im Kalender anzeigen kannst. Darunter werden dir dann deine Kalender und Reservierungsseiten angezeigt, gleich noch mehr dazu. Am rechten Rand kannst du Erweiterungen hinzufügen, um auf diese direkt neben deinem Kalender zugreifen zu können. Bspw. Google Maps, Google Notizen oder Google Kontakte.
In der App kannst du über das Seitenmenü zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und am oberen Rand findest du auch die Suche, kommst zum heutigen Tag und kannst zwischen Monaten einfacher wechseln.
Kalender erstellen und verwalten
Innerhalb deines Google Kalenders kannst du mehrere Kalender erstellen und ein- oder ausblenden. Du findest alle deine Kalender im linken Seitenmenü, wo du über das Plus bei „weitere Kalender“ einen neuen hinzufügen kannst.
In der Seitenleiste kannst du jeden Kalender über seinen Haken vor dem Namen ein- oder ausblenden. Über die drei Punkte kannst du die Farbe vom Kalender einstellen. Darüber lassen sich die verschiedenen Kalender in der Terminansicht unterscheiden. Möchtest du einen Kalender nicht mehr in der Seitenleiste sehen, aber auch nicht komplett löschen, kannst du diesen ausblenden. Alle ausgeblendeten Kalender findest du in den Einstellungen, wo du diese wieder über das Anklicken des Augensymbols einblenden kannst.
Für jeden Kalender gibt es auch eigene Einstellungen. Dort kannst du den Namen nachträglich ändern, sowie eine Beschreibung hinzufügen. Für jeden Kalender kann eine eigene Zeitzone festgelegt werden, hier wird meistens deine Standardzeitzone verwendet. Jeder Kalender hat auch einen Inhaber, bei dem du den Namen ändern kannst. Das sehen bspw. andere Personen, die du unter „geteilt mit“ zu deinem Kalender hinzufügen kannst. Hier kannst du Personen per E-Mail-Adresse oder Google-Kontakt hinzufügen. Für jede Person legst du auch ihre Berechtigungen im Kalender fest. Also ob sie Termine nur anschauen darf, bestehende Termine auch bearbeiten oder auch neue hinzufügen kann. Wenn du „Nur Verfügbarkeiten“ auswählst, sieht sie keine Termindetails, sondern nur, wann du Termine hast. Alle hinzugefügten Personen kannst du hier immer wieder entfernen oder die Berechtigung ändern.
Ein Kalender kann auch öffentlich geteilt werden, womit er für jeden über einen Link abrufbar ist. Das ist praktisch, wenn du den Kalender bspw. auf einer Webseite einbinden möchtest. Dazu findest du den passenden iFrame-Code weiter unten.
Jetzt kannst du für dich noch einstellen, wie du über ganztägige anstehende Termine benachrichtigt werden möchtest und zu allen Veränderungen. Ganz unten kann ein Kalender komplett gelöscht werden.
Neben deinen eigenen Kalendern, die du erstellst, kannst du auch Kalender von anderen in deinem Google-Kalender anzeigen. Wurdest du zu einem Kalender eingeladen, musst du das über die E-Mail bestätigen und dann wird er dir hier angezeigt. Weitere Kalender kannst du über die Einstellungen unter „Kalender hinzufügen“ über eine URL importieren. Dafür muss der Kalender im iCal-Format sein, was das Standardformat für die meisten Kalender ist. Google bietet auch Kalender für Feiertage, Sportarten und Mondphasen an, die du direkt hinzufügen kannst. Hattest du bereits einen Kalender woanders und möchtest diesen zu Google Kalender umziehen, geht das unter „Importieren“. Dort kannst du einen exportierten Kalender im CSV- oder iCalendar-Format importieren. Sowie du Kalender importieren kannst, kannst du hier auch alle deine Google-Kalender exportieren, ebenfalls im iCal-Format.
In der App findest du deine Kalender im linken Seitenmenü, wo du einzelne ebenfalls ausblenden kannst. Über die Einstellungen ganz unten, kannst du für jeden Kalender auch die Farbe einstellen. In der Android-App kannst du auch mehr Einstellungen zum Kalender machen, auf iOS sind die wesentlich eingeschränkter. Mach die allgemeinen Kalendereinstellungen am Besten im Web.
Termin erstellen & verwalten
Der Kern von deinem Google-Kalender sind die Termine, die du in den Kalendern erstellen, bearbeiten und sehen kannst. Einen neuen Termin kannst du durch Klicken auf eine freie Stelle im Kalender direkt an dem Datum erstellen oder über die „Erstellen“-Schaltfläche im linken Menü. Um einen Termin zu erstellen, musst du einen Namen angeben und ein Datum festlegen. Neben ganztägigen Terminen, die auch mehrere Tage gehen können, kannst du eine Uhrzeit hinzufügen mit Anfang und Ende. Unter dem Datum kannst du den Termin in einem individuellen Intervall wiederholen lassen. Bspw. wöchentlich oder monatlich. Löschst du einen wiederholten Termin, kannst du nur den einen Ausgewählten löschen, alle Termine, die nach ihm in der Zukunft kommen, oder alle, die jemals wiederholt wurden.
Zu jedem Termin kann dann noch ein Ort hinzugefügt werden, eine Beschreibung, wo du bspw. Links hinzufügen oder Dateien aus deinem Google Drive anhängen kannst. Andere Personen kannst du unter Gäste per E-Mail-Adresse einladen. Das ist praktisch, wenn diese ebenfalls einen Google-Kalender nutzen. Diese können dann zusagen, absagen oder vielleicht auswählen. Dir werden die Antworten dann visuell über Symbole bei der Person angezeigt. Soll der Termin eine Videokonferenz mit Google Meets sein, kannst du hier direkt einen Link dafür erstellen lassen.
Ganz unten kannst du dann den Kalender festlegen, in welchem der Termin gespeichert werden soll. In den Einstellungen, kannst du auch eine Standardlänge für Termine, Berechtigungen für Gäste und Benachrichtigungen einstellen. So musst du es nicht jedes Mal erneut auf deine Bedürfnisse anpassen.
Klickst du dann auf Speichern, ist der Termin erstellt und ggf. Einladungen an Gäste werden versendet. Du siehst den Termin direkt in deinem Kalender und kannst ihn anklicken, um alle Details zu sehen. Nachträglich können alle Informationen bearbeitet werden, du kannst ihn komplett löschen, per E-Mail an jemanden versenden oder über die drei Punkte, in einen anderen Kalender kopieren, duplizieren, ausdrucken oder ihn über einen Link veröffentlichen. Alle gelöschten Termine der letzten 30 Tage findest du am oberen rechten Rand über den Papierkorb und kannst sie wiederherstellen.
Bearbeitest du einen Termin nachträglich oder klickst auf „weitere Optionen“ am unteren Rand, öffnet sich der Termin in einem eigenen Fenster. Hier kannst du zusätzlich Berechtigungen für Gäste einstellen, bspw. ob sie Termindetails ändern dürfen. Falls du Kalender von anderen Personen oder Co. abonniert hast, kann es gut sein, dass du deren Termin zwar in deinem Kalender siehst, aber nicht bearbeiten kannst. Das hängt von den Zugriffsrechten ab, welche du auf den Kalender hast.
Erstellst du einen neuen Termin, kannst du neben Termin auch andere Eintragsarten auswählen. Aufgaben schauen wir uns später noch an. „Außer Haus“, „Fokuszeit“ oder bspw. „Arbeitsort“ siehst du, falls du deinen Google-Kalender im beruflichen Kontext in einem Google-Workspace nutzt. Damit kannst du in deinem Kalender Zeiten blocken, wo du nicht im Büro bist oder gerade mit etwas anderem beschäftigt bist. Ein eigenes Tutorial zu Google Workspace findest du hier:
In der App kannst du neue Termine über das Plus am unteren rechten Rand erstellen oder ebenfalls durch Klicken in einen leeren Bereich. Bei der Erstellung hast du grundsätzlich die gleichen Optionen und kannst jeden Termin mit Details anschauen und nachträglich bearbeiten.
Terminplan & Reservierungen
Neben deinen eigenen Terminen, welche du in deinen Kalendern erstellst, kannst du im linken Menü auch Reservierungsseiten anlegen. Darüber kannst du anderen Personen ermöglichen, einen Termin mit dir auszumachen, unter Berücksichtigung einiger Kriterien. Das geht aktuell nur über die Web-Version.
Erstellst du über das Plus eine neue Seite, kannst du diese als Erstes benennen. Bspw. “Termin für Erstgespräch“, wenn du neue Kunden in deinem Job akquirieren möchtest. Dann legst du die Dauer eines Standardtermins fest und kannst sagen, an welchen Wochentagen in welchen Zeiträumen ein Termin ausgewählt werden kann. Das kann auf Wochenbasis eingestellt werden oder nur für einen bestimmten Tag oder einen benutzerdefinierten Zeitraum. Ein generelles Start- und Enddatum für Terminbuchungen kann auch eingestellt werden. Auch bis zu wie vielen Tagen in die Zukunft Termine reserviert werden können und bis wann ein Termin reserviert sein muss, kannst du einstellen.
Bist du eine Zeit im Urlaub oder kannst an einzelnen spezifischen Tagen nicht, kannst du diese hier ebenfalls hinzufügen. Wenn ein Termin reserviert wurde, kannst du einen Puffer hinzufügen, dass bspw. nicht in den 30 Minuten nach dem Termin ein weiterer gebucht werden kann und wie viele Termine maximal an einem Tag. Abschließend legst du noch fest, in welchem Kalender die Termine gespeichert werden, wo auch andere Termine aus dem Kalender neue Terminbuchungen blockieren. Hast du einen Premium- oder Google-Workspace-Account, können hier zur Blockierung von Terminen mehrere Kalender ausgewählt werden.
Auf der rechten Seite, siehst du immer eine Vorschau von deinen Einstellungen. Im nächsten Schritt kannst du auch eine Beschreibung hinzufügen und ein Formular, wo Personen weitere Angaben bei der Terminbuchung machen müssen. Zahlungen kannst du über Stripe auch für Termine im Voraus abwickeln lassen, wo du Stornierungsrichtlinien hinzufügen kannst. Jetzt ist deine Reservierungsseite erstellt und du siehst sie im linken Menü. Dort kannst du einen Link kopieren, den du mit Personen teilen kannst. Nachträglich kann die Seite immer bearbeitet, gelöscht oder eine Vorschau angezeigt werden. Über weitere Freigabeoptionen, kannst du die Seite auch in einer Webseite einbetten.
Tasks (Aufgaben)
Neben deinem Kalender kannst du am oberen rechten Rand zu Aufgaben wechseln. Das ist eine To-do-Listen-Funktion von Google. Hier kannst du Aufgaben mit Namen, Beschreibung und Datum in unterschiedlichen Listen erstellen. Sobald du ein Datum hinzugefügt hast, werden sie dir auch in deinem Google-Kalender angezeigt. Dafür muss der eigene „Task“-Kalender eingeblendet sein. Der Unterschied zu einem Termin ist, dass du die Aufgaben als erledigt markieren kannst. Diese wird dann durchgestrichen im Kalender angezeigt und du siehst, dass sie erledigt ist. Wurde eine Aufgabe nicht an ihrem festgelegten Tag erledigt, wird sie am aktuellen Tag als „ausstehende Aufgabe“ angezeigt. Neben dem Datum einer Aufgabe, kannst du auch eine Frist hinzufügen. So kannst du quasi eine Deadline festlegen, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss und über das normale Datum festlegen, wann du sie machen möchtest. Die Frist deiner Aufgabe wird dir rot im Kalender angezeigt.
Eine neue Aufgabe kannst du auch bei der Termin-Erstellung im normalen Kalender erstellen, wenn du „Aufgabe“ als Art auswählst. Am rechten Rand kannst du eine Übersicht mit all deinen Aufgaben neben dem Kalender anzeigen lassen.
In der Android-App findest du die Aufgaben ebenfalls oben im Menü oder direkt im Kalender. In der iOS-App siehst du die Aufgaben nur im Kalender, aber es gibt eine eigene App für Google Tasks.
Einstellungen & Drittanbieter
Du kannst deine erstellten Kalender in einem Google-Account auch über andere Kalender-Anwendungen wie bspw. Apple Kalender, Outlook oder Windows-Kalender nutzen. Dafür musst du meistens deinen Google-Account in der jeweiligen Anwendung verknüpfen und ihnen den Zugriff auf deine Kalender geben. Alternativ kannst du die Kalender auch über den Link einbetten, wo du ihn aber nur sehen und nicht bearbeiten kannst.
Werfen wir abschließend noch einen Blick in die Einstellungen, welche du am oberen rechten Rand über das Zahnrad aufrufen kannst. Hier gibt es allgemeine Einstellungen, wo du deine Anwendungssprache, Land, Datumsformat und Zeitformat festlegen kannst. In deiner Kalender-Übersicht kannst du zwei unterschiedliche Zeitzonen anzeigen lassen. Unter „Ansichtsoptionen“ kannst du festlegen, ob dir Wochenenden im Kalender angezeigt werden sollen, sowie erledigte Aufgaben, abgelehnte Termine und ob die jeweilige Kalenderwoche angezeigt werden soll. An welchem Tag die Woche beginnt und wie viele Tage in der benutzerdefinierten Ansicht angezeigt werden sollen, können hier ebenfalls eingestellt werden. Nutzt du den Kalender mit Google Workspace, kannst du auch Arbeitszeiten aktivieren, wo du die Tage und Arbeitsorte für alle Wochentage einstellen kannst.
Abschließend kann der Kalender auch offline aktiviert werden, was du nur auf deinem eigenen Gerät nutzen solltest, und die Stripe-Verbindung zu Terminreservierungen mit Zahlungen kann hier verwaltet werden.
In der App findest du die Einstellungen im linken Seitenmenü ganz unten, wo du auch einige der gleichen Einstellungen tätigen kannst.
Probiere den Google-Kalender jetzt selbst kostenlos über diesen Link aus. Mehr Tutorials zu anderen Google-Anwendungen oder dem Apple-Kalender findest du auch auf meinem Kanal. Falls du noch Fragen oder Feedback hast, hinterlass es gerne in den Kommentaren. Bis zum nächsten Mal.
